Tudo sobre planejamento estratégico para clínica odontológica

Em qualquer tipo de carreira, ter conhecimento sobre sua área e um entendimento amplo sobre suas funções é muito importante. Especialmente no segmento de odontologia. Porém, há muitos outros fatores que entram em jogo dentro do trabalho de gestão de clínica. Afinal, administrar uma empresa não depende apenas do fornecimento de um bom serviço para o cliente.

Nesse contexto, é importante pensar a longo prazo, adotando um planejamento estratégico como parte de sua tomada de decisão. Porém, para muitos empreendedores, esse tipo de planejamento pode ser bem difícil de colocar em prática. Especialmente se você não tem muita experiência no ramo. Mas deixar essa tarefa de lado pode levar a muitas complicações a longo prazo.

Para ajudar a elaborar um planejamento mais eficaz para sua clínica, vamos explicar melhor o que ele representa, qual é sua importância, quais ferramentas auxiliam nessa tarefa, quais são os principais benefícios desse planejamento e como você pode monitorar seus resultados. Acompanhe.

O que é planejamento estratégico?

De forma simples, o planejamento estratégico da clínica odontológica é um conjunto de processos e tarefas que você utiliza para melhorar suas chances de sucesso e otimizar seu crescimento. É uma forma de avaliar o estado atual do seu negócio e descobrir quais atitudes precisam ser tomadas para alcançar o estado desejado.

A forma como esse planejamento é realizado pode variar de acordo com cada empresa, mas os passos fundamentais tendem a ser os mesmos. A ideia é que, com o tempo, esse planejamento também fique mais refinado, contribuindo mais e mais para a produção de valor dentro da sua clínica.

Qual a importância do planejamento estratégico?

Apesar de ser muito importante para tirar maior proveito do seu negócio, não faltam gestores que acabam deixando o planejamento de lado, se preocupando com outras tarefas mais operacionais. Porém, isso costuma ser um grande erro. Veja aqui alguns dos motivos para focar na elaboração de uma estratégia primeiro.

Ajuda a estabelecer metas mais realistas

A elaboração de metas é uma parte bem mais delicada da sua estratégia do que muitos imaginam. Primeiro, elas precisam ser condizentes com o que sua empresa é capaz de cumprir nas condições atuais, tanto de mercado quanto internas. Segundo, elas precisam ser elevadas o suficiente para engajar a equipe e levar à produção de resultados.

Encontrar esse equilíbrio é bem mais difícil quando falta planejamento adequado, o que prejudica sua produtividade a longo prazo. Porém, quando você tem o devido preparo e se compromete com um plano bem elaborado, os objetivos que você estabelece para sua clínica tendem a ser bem mais condizentes com sua capacidade de cumpri-los.

Se preparar para imprevistos

Várias coisas podem acontecer fora do esperado ao longo do tempo. Isso faz parte da gestão de qualquer empresa e é algo a ser levado em conta. Porém, esses imprevistos tendem a ter um impacto bem maior quando você não apresenta um planejamento adequado para esse mesmo período. Afinal, uma estratégia bem bolada também considera tais quadros.

Durante seu preparo, você pode identificar qual é o cenário mais provável para sua clínica odontológica, mas tendo em mente quais pontos podem variar sem aviso. Dessa forma, você também estabelece o seu plano B e plano C com antecedência e evita que o impacto negativo seja muito alto.

Melhorar o serviço para seus pacientes

Em última instância, os esforços que você faz dentro da clínica têm como principal objetivo favorecer os pacientes, entregando um serviço de maior qualidade e promovendo sua fidelização. O seu planejamento estratégico também pode ajudar bastante nesse ponto, assim como em muitos outros aspectos do seu trabalho.

Primeiramente, um planejamento ajuda a prever a demanda do público e adaptar seu negócio de acordo, seja eliminando despesas durante épocas de baixa ou ampliando a clínica para períodos em que o crescimento é mais esperado. Também ajuda a encontrar os pontos fracos do seu serviço com base na opinião do seu público, fazendo as correções que forem necessárias na relação entre dentista e paciente e demais setores da clínica.

Aumentar sua estabilidade financeira

Por fim, mas não menos importante, o planejamento é indispensável para assegurar a estabilidade dentro de uma empresa. Isso também vale para uma clínica odontológica. Se o orçamento mensal for muito imprevisível, então será muito difícil arcar com todas as despesas do consultório de forma consistente, o que pode levar a muitas outras complicações.

Estabelecer um plano estratégico da parte financeira desde o início é fundamental para promover um negócio mais estável, sabendo com quais fontes de rentabilidade você pode contar e quais são menos confiáveis a cada mês. Com o tempo, esse planejamento pode ser preciso o suficiente para proteger de uma série de perdas.

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Para poder elaborar um planejamento estratégico em sua clínica odontológica, é necessário utilizar algumas ferramentas importantes como parte desse processo. Veja aqui alguns dos principais exemplos e como cada uma delas contribui com seus objetivos.

Bancos de dados

Hoje em dia, não é considerado uma boa ideia tomar decisões com base apenas em simples experiências passadas, muito menos em achismos. Afinal, o mercado muda com bastante frequência, o que exige métodos mais robustos para acompanhá-lo. É aqui que a coleta de dados e estatísticas se torna algo tão importante.

Montando um banco de dados para sua clínica, contendo informações sobre seus pacientes, seu público e sobre o mercado como um todo, você terá uma base sólida para se apoiar na hora de tomar suas decisões empresariais. Quanto mais precisos e detalhados forem esses dados, melhor tende a ser o embasamento para suas escolhas.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta muito utilizada em administração de empresas para facilitar a tomada de decisões e o planejamento estratégico. Trata-se de um quadro com dois eixos, o Interno X Externo e o Positivo x Negativo. Esses eixos, quando combinados, fornam 4 componentes:

• Forças (Strenghts): elementos internos ao seu consultório que contribuem positivamente com seu crescimento;
• Fraquezas (Weaknesses): elementos internos ao seu consultório que previnem ou limitam seu crescimento;
• Oportunidades (Opportunities): fatores externos ao seu consultório, os quais podem trazer novas chances de crescimento para seu negócio;
• Ameaças (Threats): fatores externos ao seu consultório, os quais podem prejudicar seu desempenho ou mesmo gerar prejuízos.

A ideia dessa ferramenta é esclarecer cada um desses pontos e a influência deles nos resultados da clínica. Pode ser um recurso simples, mas ele contribui bastante com a elaboração de uma estratégia.

Missão e valores

Para que sejam alcançados resultados mais elevados, todos os colaboradores precisam caminhar na mesma direção e partilhar dos mesmos valores. Porém, isso costuma ser bem difícil quando não há uma noção clara de quais são os objetivos gerais da empresa. Tanto para você mesmo quanto para seus colaboradores.

Nesse contexto, um dos caminhos que você pode tomar é a criação de uma missão e valores explícitos que sua empresa adota. Dessa forma, toda a equipe sempre saberá quais são os comportamentos desejados e como eles podem contribuir com os objetivos que a empresa busca.

Softwares de gestão

No fim das contas, a tecnologia acaba sendo a melhor aliada no momento de planejar e gerir seu negócio. Nos últimos anos, esse tipo de ferramenta tem ganhado cada vez mais importância para o sucesso das empresas, o que contribui também com seus resultados a longo prazo.

Com a ajuda de um software de gestão, você poderá registrar e organizar muito mais facilmente informações vitais sobre sua empresa e seu público. Além disso, algumas dessas tarefas podem ser parcial ou totalmente automatizadas, reduzindo a carga de trabalho para você e para sua equipe no dia a dia.

Como fazer um planejamento estratégico eficiente?

Agora que você entende por que esse planejamento é tão importante para o sucesso da sua clínica odontológica, o próximo passo é entender como colocá-lo em prática. Veja aqui algumas das atitudes que você pode tomar para se planejar estrategicamente.

Análise interna

Antes de levantar qualquer outra questão, você precisa entender o funcionamento interno da sua clínica, incluindo suas limitações de funcionamento, seus pontos fortes e fracos e como ela está funcionando no momento. Com base nisso, você poderá entender melhor como suas equipes estão trabalhando no dia a dia e o que pode ser aprimorado.

Além disso, ter alguns desses parâmetros bem estabelecidos é indispensável para tomar uma série de decisões empresariais. Especialmente quando esses dados começam a ser cruzados com outros pontos do seu planejamento. Independentemente do tamanho da sua clínica, não é possível elaborar uma boa estratégia sem entender a fundo o funcionamento interno do seu negócio.

Análise do mercado

Se o conhecimento interno é indispensável para definir suas principais ações, o conhecimento externo é indispensável para contextualizar essas decisões e garantir os melhores resultados possíveis. Para isso serve a sua análise de mercado, para dar um entendimento mais amplo sobre as reações esperadas do seu público e como você pode se adaptar a isso.

Dentro da sua análise de mercado, você leva em conta uma série de fatores que estão fora do seu controle, como a demanda em diferentes localidades, o tipo de público que você pode esperar, padrões de preço, expectativas de qualidade e atendimento, entre outras coisas do tipo. Quanto mais dessas informações você tiver, mais fácil será elaborar sua estratégia.

Conhecendo seu público

O mercado como um todo pode ser mais difícil de estudar, mas você está sempre em uma posição adequada para conhecer melhor seu público-alvo. Ou seja, você deve conversar com seus pacientes e potenciais pacientes para entender o que eles buscam exatamente e como você pode atender a essas expectativas.

O primeiro passo aqui é estabelecer qual é seu público-alvo. Faixa etária, localidade, tipos de tratamentos buscados, poder aquisitivo, entre outras coisas do tipo. Essas informações ajudam a criar o perfil do cliente que você busca, o que permite focar melhor seus investimentos em marketing e promover a atração de um número maior de leads.

Definição de metas

Com um público já bem demarcado e um entendimento esclarecido tanto sobre a capacidade interna da sua empresa quanto as possibilidades do mercado, é hora de traçar seus objetivos específicos. Para isso, você precisa ter em mente um objetivo bem claro e, de preferência, quantificável, pois isso deixa bem mais fácil constatar quando essas metas foram atingidas.

Como já mencionamos, esses objetivos devem ser coisas que ajudam no engajamento da sua equipe, não sendo algo banal que seria alcançado sem esforço, mas também não sendo algo que esteja claramente fora do alcance da equipe em tempo hábil. Desde que você encontre esse equilíbrio, não terá grandes problemas.

Outra coisa importante: não tenha medo de reajustar suas metas. Se tudo foi alcançado rapidamente, compense sua equipe de acordo e elabore pequenas metas adicionais. Se o desempenho deixou a desejar, considere que suas expectativas estavam muito altas para aquele momento.

Analise seus concorrentes

Muito se fala sobre como as empresas devem se destacar e buscar mais originalidade, tanto em seus produtos quanto em imagem. As clínicas odontológicas não são uma exceção a essa regra. Porém, é um erro acreditar que não há nada que você pode adquirir ao observar outras empresas do mesmo ramo, especialmente as mais bem-sucedidas.

Ao analisar seus concorrentes, você encontra atitudes que tiveram bons resultados, descobre quais não tiveram os mesmos benefícios e pode comparar esses eventos ao longo do tempo. Dessa forma, você evita uma série de erros comuns e tem uma boa chance de encontrar novas oportunidades de mercado.

Quais os benefícios do planejamento estratégico?

Se você seguiu os passos que citamos e investiu bastante na implementação da sua estratégia, então é de se esperar que você tenha obtido alguns benefícios consideráveis. Veja aqui alguns dos principais exemplos que podemos destacar.

Clientes fidelizados com mais facilidade

Como você já deve saber, a fidelização de pacientes é muito importante para promover a seu negócio a longo prazo. Primeiramente, a fidelização é uma forma de evitar a evasão de tratamento, o que costuma acontecer com os pacientes menos preocupados com a própria saúde dentária. Segundo, isso garante um número mais consistente de leads todo mês.

O resultado disso é que a maioria dos horários dentro da sua clínica odontológica são ocupados e com menos atrasos. Além disso, um paciente fidelizado exige bem menos esforço e investimento para ser trazido de volta para novas consultas ou tratamentos.

Maior rentabilidade a longo prazo

O objetivo final de qualquer plano estratégico é fazer com que a clínica consiga atender a mais demandas e obtenha maior rentabilidade ao longo do tempo. Toda a preparação e ajustes realizados em seus processos leva a isso. Afinal, é essa rentabilidade que promove o crescimento do negócio como um todo.

Um bom planejamento estratégico leva em conta esses resultados a médio e longo prazo, não só o seu retorno imediato. Além de considerar o dinheiro que será gerado no próximo mês, é importante ter em mente como essa estratégia impactará nos resultados obtidos nos meses seguintes e como isso vai repercutir na reputação do seu consultório.

Envolver mais a equipe na condução do processo

Já mencionamos algumas vezes como o envolvimento da equipe é indispensável para obter os resultados desejados. Uma parte importante do seu planejamento é justamente como eles poderão se envolver e contribuir com o crescimento de sua clínica odontológica. Mesmo que seja uma equipe pequena, todo esforço ainda é necessário e precisa ser bem direcionado.

Alguns dos fatores que influenciam nesse nível de engajamento são: nível de desafio adequado das metas, bom direcionamento e orientação por parte dos gestores, condições adequadas de trabalho e qualidade de vida, compensação adequada pelo cumprimento de metas, entre outras. Cada equipe dá mais valor a diferentes fatores, então você deve entender o que seus colaboradores buscam e como pode incentivá-los a serem mais participativos.

Otimizar o uso de recursos

Em qualquer negócio, quase todos os recursos disponíveis são limitados, seja em relação ao tempo, materiais, dinheiro, espaço ou mão de obra qualificada. Sendo assim, você deve saber onde aplicar esses recursos de acordo com as suas necessidades e gerar o máximo de retorno positivo a partir deles.

Através da análise de dados e preparação, você pode encontrar formas de assegurar o sucesso de seus investimentos, o que já evita desperdícios. Da mesma forma, também pode usar essas oportunidades para promover um ganho maior em relação ao previsto inicialmente, permitindo fazer mais com os mesmos recursos disponíveis.

Minimizar os riscos

Se há uma coisa à qual todo negócio está sujeita é a riscos. Sejam eles de segurança ou de perda nos negócios. Não é possível fazer bons investimentos sem lidar com ao menos alguns problemas ao longo do caminho, mas também é importante saber mitigar os riscos e garantir que a possibilidade de ganho compensará.

Uma das funções do planejamento estratégico em sua clínica odontológica é justamente evitar boa parte desse risco, tornando o retorno ainda mais garantido ao longo do tempo. Dessa forma, você também poderá assumir investimentos que tenham maior potencial de retorno sem ter que se preocupar tanto com suas chances de perda.

Como monitorar resultados?

Em todos os pontos que citamos, há um fator em comum que não pode ser deixado de lado: o monitoramento de resultados. Sem isso, você não pode identificar se teve sucesso, nem em qual grau.

Veja aqui alguns passos para monitorar os resultados dentro da sua clínica odontológica.

Defina seus KPIs

Os Indicadores Chave de Performance, ou KPIs (Key Performance Indicators), de forma simples, são variáveis que você pode medir e que refletem melhor o sucesso dos seus investimentos. Em outras palavras, eles são a melhor régua para estabelecer suas metas e medir o quão longe ou perto delas você está.

Os KPIs específicos que você escolhe dependerão de você e do investimento em questão. Rentabilidade e número de pacientes podem ser bons pontos de partida, mas o ideal é que você refine essas variáveis ao longo do tempo, até que elas sejam a melhor representação possível dos seus objetivos.

Use ferramentas de monitoramento adequadas

É praticamente impossível medir todas as variáveis e dados de uma empresa manualmente, por menor que ela seja. Há tantas coisas a serem notadas que nenhuma pessoa seria capaz de monitorar tudo por conta própria. Para isso servem as ferramentas de monitoramento implementadas em tantas empresas hoje em dia.

Em geral, esse é um recurso do seu software de gestão, o qual automatiza ou facilita o registro de determinadas variáveis no banco de dados da empresa. Esses que poderão ser usados posteriormente para fazer análises e tomar decisões.

Analise os dados ao longo do tempo

Então você já coleta dados em larga escara? Ótimo, mas o que você faz com eles? Não se trata apenas de ter a informação em mãos, mas de saber interpretá-la e usá-la para tomar decisões mais efetivas no dia a dia do seu consultório odontológico.

Outro ponto importante é que, com o uso da tecnologia, você também pode fazer um monitoramento longitudinal, ou seja, medir as mesmas variáveis a médio e longo prazo. O resultado aqui é que você adquire um entendimento mais profundo sobre suas ações e os resultados que elas trouxeram.

Leve em conta uma possível margem de erro

Claro, nenhuma ferramenta é perfeita. Mesmo os melhores sistemas e o melhor planejamento estratégico pode gera resultados imprecisos, tanto para mais quanto para menos. É mais inteligente da sua parte saber que essa margem de erro existe e levá-la em conta em suas decisões.

Além disso, reconhecer essa possibilidade também pode mostrar como mitigá-la. Ao investir em ferramentas e procedimentos mais precisos para adquirir dados, você também reduz o risco associado a essas margens, o que evita perdas a médio e longo prazo.

Agora que você entende tudo que precisa saber sobre o planejamento estratégico em sua clínica odontológica, é hora de dar os primeiros passos para consolidar seu negócio. Com o tempo e as atitudes certas, você verá um crescimento consistente dos seus resultados.

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