Saber administrar os recursos dentro da sua clínica odontológica é indispensável para garantir o seu sucesso em longo prazo. Independentemente de seu porte, saber aplicá-los garante uma boa rentabilidade e oportunidades de crescimento. Um exemplo disso é o tempo, que pode ser considerado o recurso mais importante dentro de qualquer organização.
É inegável a relação direta entre produtividade e gestão do tempo, especialmente, na gestão de franquia odontológica. Não se trata apenas de melhorar a forma como você usa seu tempo individualmente, mas também, de como sua equipe utiliza as horas do dia e os resultados que podem ser esperados ao longo do caminho.
Esse é um tema bem mais complexo do que muitos imaginam. Por isso mesmo, alguns empreendedores acabam cometendo vários erros ao longo do caminho e comprometendo a rentabilidade do negócio.
Para ajudar você a não cair nesses erros, vamos falar um pouco mais sobre a relação entre produtividade e gestão do tempo e trazer algumas informações para facilitar o seu trabalho. Acompanhe.
A importância da gestão do tempo para sua produtividade
O primeiro passo para melhorar a administração do tempo em sua clínica odontológica é entender com mais clareza como a gestão de clínica influencia a sua produtividade e a da sua equipe. Não só você terá mais motivação para investir nesse ponto, como também, uma noção dos resultados que pode esperar. Alguns exemplos que podemos destacar estão a seguir.
Otimização dos resultados
O tempo é um recurso precioso por que, independentemente do que você faça, ele sempre é perdido. Isso significa que, para poder aproveitá-lo melhor, o único caminho é conseguir extrair mais produtividade em um período de tempo igual ou menor. Em outras palavras, otimizar a forma como ele é usado em seu negócio.
Uma boa gestão é o primeiro passo, aqui. Eliminar tarefas desnecessárias e encontrar formas de facilitar o cumprimento de obrigações para sua equipe pode ajudar a poupar bastante tempo ao longo do mês. Mesmo uma economia de meia hora por dia equivale a quase um dia inteiro de produtividade ao longo de uma semana.
Clientes mais satisfeitos
Usar o tempo do seu consultório com mais produtividade tem efeito direto na forma como os clientes vivenciam seu serviço. Pense nas vezes em que, por falta de organização ou um pequeno imprevisto, várias consultas marcadas no dia tiveram que ser atrasadas ou mesmo adiadas. Certamente, a reação dos clientes não foi muito positiva.
Esse cenário é apenas um exemplo de como o seu tempo também afeta a experiência dos clientes. Quando você faz o necessário para usá-lo de forma inteligente, a qualidade do seu trabalho também passa para o seu público.
Menos estresse
Certamente, você já passou por um momento em sua carreira em que não havia um bom planejamento e todo o seu tempo parecia estar sempre ocupado. Naturalmente, isso gera bastante estresse, o que torna ainda mais difícil observar a situação com calma e tomar boas decisões.
Com uma boa gestão de tempo, você consegue separar melhor as atividades da sua clínica, evitando que elas se acumulem e comecem a dificultar o seu trabalho. Dessa forma, você sempre terá algum espaço na agenda para descansar e recuperar seu foco.
7 práticas que contribuem com a produtividade e gestão de tempo
Mesmo que muitos entendam a importância de usar bem o próprio tempo, várias dessas mesmas pessoas não sabem como fazer isso de forma mais eficiente. Se esse é seu caso, tente seguir algumas dessas práticas.
1. Defina o melhor horário para suas atividades
Dependendo da localização do seu negócio, de seus outros compromissos e do seu próprio relógio biológico, você apresentará melhor produtividade em certos horários do dia. Essa é uma característica comum de qualquer pessoa, sendo influenciada pelo seu corpo e seus hábitos.
Um bom ponto de partida, aqui, é buscar fazer a maior parte do seu trabalho em um horário no qual você está mais ativo. A agenda na clínica odontológica está sujeita à demanda do público, mas você pode reservar um tempo separado para lidar com as atividades administrativas quando achar melhor.
2. Saiba o tempo de cada tarefa
Um cenário bem comum em muitos negócios é que, ao elaborar um projeto ou definir um horário, ele é imediatamente quebrado, pois cada tarefa exige mais tempo do que o esperado. Por outro lado, também existem momentos em que essa duração é superestimada, deixando boa parte do dia menos produtivo.
Ter uma noção mais clara do tempo que cada tarefa consome é indispensável para otimizar seu dia. Mesmo que você tenha apenas uma estimativa, isso ainda será uma base para montar seu planejamento.
3. Faça um bom planejamento
Falando nisso, ter um plano, por mais simples que seja, também é mais efetivo do que agir sem nenhum direcionamento. Com o tempo e a prática, você terá mais facilidade para estabelecer uma agenda e administrar os horários da sua empresa, mesmo quando a demanda estiver mais alta.
O ideal é que, antes de começar suas atividades, você já tenha uma ideia de como será a sua rotina e a de seus colaboradores. Porém, sempre mantendo um mínimo de flexibilidade para responder a imprevistos e aproveitar oportunidades quando elas aparecerem.
4. Tenha prioridades
Definir quais ações serão tomadas, seja na parte administrativa da clínica, seja no dia a dia de trabalho, pode exigir bastante análise e reflexão. Porém, dificilmente você terá todo o tempo do mundo para explorar suas opções até ter certeza absoluta da sua escolha. Para lidar com isso, você precisa de prioridades.
Elencar quais aspectos do seu negócio são mais importantes e mais contribuem com seu objetivo final. Dessa forma, quando ocorrer algum imprevisto, você poderá responder com mais rapidez e eficiência, minimizando perdas ao longo do caminho.
5. Saiba quando é hora de cancelar ou recusar compromissos
Para algumas pessoas, produtividade é equivalente a atividade. Isso significa que, quanto mais propostas, projetos e obrigações forem aceitas, mais resultados elas podem gerar. Se você acredita nisso, saiba que está cometendo um grande erro e isso vai impactar o trabalho de todos os seus colaboradores.
Mesmo para um empreendedor e uma equipe extremamente competentes, é impossível lidar com todos os compromissos que chegam, seja um número de pacientes no mesmo dia, sejam outras propostas. Sendo assim, saber dizer “não” acaba sendo a melhor ferramenta para evitar sobrecarregar você e sua equipe.
6. Foque uma tarefa por vez
Essa dica está relacionada à anterior, mas ela vai um pouco mais além. Mesmo que você tenha, em teoria, um número de tarefas razoável ao longo do dia, há sempre o risco de que, em sua ansiedade para completar todas, acabe pulando entre uma atividade e outra. Fazendo um pouco da gestão financeira, processando alguns pagamentos, mexendo um pouco na documentação etc.
O resultado mais comum disso é que, nessa troca constante, você perde sua eficiência, já que há um gasto de energia e tempo na passagem de uma tarefa para outra. Manter o foco em uma atividade até que ela seja concluída quase sempre é o caminho mais eficaz.
7. Não exija funcionamento perfeito o tempo todo
Por fim, mas não menos importante, algumas coisas vão sair diferente do planejado. Isso é um fato que você não pode evitar. Mesmo quando você faz um bom planejamento, é importante manter a flexibilidade no dia a dia.
Sendo assim, quando um membro da equipe se atrasar um pouco ou você tiver que remanejar alguns de seus compromissos, não se alarme. Apenas faça o que for necessário e tente se aprimorar no futuro.
5 erros que você deve evitar em sua gestão de tempo
Nos tópicos acima, demos alguns exemplos do que você pode fazer. Porém, também é importante entender um pouco do que não fazer para melhorar a produtividade e gestão do tempo. Veja, aqui, alguns exemplos.
1. Não delegar tarefas
Alguns profissionais, especialmente, os que estão acostumados a atuar sozinhos, preferem centralizar todas as decisões, incluindo as pequenas. O resultado disso é que eles ficam facilmente sobrecarregados e passam por mais estresse. Uma boa gestão de negócio também envolve você distribuir tarefas, garantindo que há um número adequado de pessoas lidando com todos os assuntos.
Isso pode gerar algum desconforto no começo, ainda mais se você estiver acostumado a ter sempre controle sobre tudo em sua clínica. Porém, com o tempo, você verá como essa mudança é necessária. Ela reduz bastante seu estresse de administrar um negócio maior e viabiliza seu crescimento.
2. Fazer mau uso da tecnologia
A tecnologia digital é uma forte aliada da produtividade. Boas ferramentas de gestão fazem toda a diferença na melhoria do desempenho do seu negócio, especialmente, na hora de administrar aspectos mais complexos. Porém, para alcançar esses resultados, ela precisa ser usada corretamente.
Não faltam exemplos de clínicas onde o sistema usado é antiquado, pouco eficaz ou, simplesmente, não recebe suporte o suficiente. Além de adquirir os softwares e computadores, também é necessário aprender como aplicar suas qualidades. Isso inclui treinar sua equipe e buscar se informar por conta própria.
3. Permitir muitas distrações
Se você tem um celular ou tablet que acessa redes sociais, jogos e afins, então, sabe muito bem como eles podem ser uma fonte de distração constante. Outras coisas, como jornais, televisão ou mesmo simples conversas podem tirar sua atenção de algumas tarefas e comprometer sua produtividade.
Algumas pessoas funcionam melhor quando têm algo para ocupar as mãos, mas você deve entender o limite. No dia a dia, o pior que você pode fazer é tentar dividir sua atenção entre uma atividade supérflua e uma importante, mais ainda, em casos de urgência. Se você faz uma boa gestão de tempo, então, terá o suficiente para ambos.
4. Demorar demais para lidar com qualquer assunto
Demorar para responder e-mails, adiar a declaração de Imposto de Renda, entre outras coisas, são apenas exemplos comuns de um hábito bem antigo: a procrastinação. Ela é uma das suas maiores inimigas no caminho para melhorar produtividade e gestão de tempo em sua clínica odontológica.
Em casos de emergência, sim, pode ser necessário reagendar suas tarefas. Porém, essa deve ser a exceção, não a regra. Concluir uma tarefa, por mais inconveniente que ela seja, permite tirá-la da mente de uma vez, reduzindo o estresse que ela induz e desimpedindo seu progresso.
5. Não atualizar suas metodologias
A boa notícia é que, com mais acesso à informação, as metodologias de gestão de negócios, incluindo gestão do tempo, estão se tornando mais refinadas e eficazes. Por outro lado, isso também significa que, em algum momento, metodologias antigas não terão o mesmo efeito.
Apegar-se a velhos hábitos apenas por serem mais familiares pode trazer mais conforto, mas também pode comprometer sua rentabilidade. Quanto mais você se recusar a mudar, mais difícil será acompanhar o ritmo do mercado.
3 técnicas e metodologias de produtividade e gestão de tempo
Como já mencionamos, existem várias técnicas que você pode usar para facilitar a gestão de tempo em seu negócio e otimizar sua produtividade. Muitas delas são fáceis de aplicar por conta própria. Veja nossos 3 exemplos.
1. Matriz GUT
Essa matriz apresenta um quadro com três colunas: gravidade, urgência e tendência. Em cada linha, é inserido um tópico, que pode ser uma tarefa ou um problema. Com base em cada coluna, você atribui uma nota de 1 a 5. Os significados de cada critério são:
- gravidade: o impacto negativo que aquele problema tem na sua produtividade hoje;
- urgência: o tempo que você tem para lidar com a situação (uma nota maior indica menos tempo);
- tendência: a probabilidade de que o problema cresça enquanto não é resolvido.
Uma vez montada a matriz e atribuídas notas, você multiplica os números e obtém um total. Sendo assim, se estiver em dúvida, você pode listar todas essas questões e priorizar aquela que apresente o maior total.
2. Gráfico de impacto versus esforço
Semelhante ao exemplo acima, esse gráfico cria um quadro com dois gradientes: um é o impacto, que representa o resultado que você pode esperar com a conclusão de uma tarefa, enquanto o outro é o esforço, que indica o quão difícil é cumprir a tarefa.
Nesse gráfico, são criados os quadrantes:
- tarefas fáceis e de alto retorno;
- tarefas difíceis, mas de alto retorno;
- tarefas fáceis, mas de baixo retorno;
- tarefas difíceis e de baixo retorno.
É uma ferramenta muito útil na hora de priorizar tarefas e projetos, pois oferece uma boa leitura de quais deles você quer buscar primeiro.
3. Método Pomodoro
Esse método é muito usado por estudantes, mas também pode ajudar na sua gestão de tempo. Ele consiste em criar ciclos de concentração total e descanso, de forma a otimizar seu desempenho sem cansar você.
Ele funciona da seguinte forma: primeiro, liste todas as tarefas que você pretende cumprir. Em seguida, coloque um timer marcando o tempo que você considera que pode se concentrar sem interrupção: 25 minutos é o mais recomendado.
Depois disso, comece a trabalhar sem interrupções até que o tempo acabe, e faça um descanso de cinco minutos. Esse conjunto de um tempo de trabalho e um de descanso é um “pomodoro”.
Quando o seu descanso acabar, passe para o próximo pomodoro e continue repetindo até completar quatro ciclos. Tire um descanso de 15 a 30 minutos e, se ainda tiver algumas tarefas em sua lista, dê continuidade ao ciclo até completar todas as tarefas ou seu tempo no dia acabar. É uma forma simples, mas eficaz, de gerir seu tempo, especialmente em tarefas mais monótonas.
4 ferramentas que vão ajudar sua gestão de tempo
Para poder colocar essas técnicas em prática, além de melhorar a produtividade e gestão do tempo, há várias ferramentas que você pode usar. Veja nossas recomendações.
1. Evernote
Um bloco de notas virtual, armazenado na nuvem e que pode ser acessado de qualquer aparelho. Também pode ser compartilhado com a equipe para que todos tenham acesso às mesmas informações, incluindo suas atualizações.
2. Trello
Um quadro Kanban virtual, muito utilizado em gestão de projetos. Se você tem algum investimento ou plano para seu negócio, é também uma ótima opção para gerir o progresso de suas tarefas.
3. Google Agenda
Se sua equipe tem uma conta no Gmail, então, todos podem ser incluídos em uma agenda compartilhada. Dessa forma, podem conferir suas tarefas e compromissos na clínica com mais facilidade.
4. Google Keep
Além do e-mail, o Google também oferece um programa de checklist de gestão compartilhado. A plataforma é bem prática e rápida para distribuir tarefas e saber rapidamente quais delas foram completadas.
Como capacitar sua equipe para que ela seja mais produtiva
Independentemente de todo o seu investimento em produtividade e gestão do tempo, boa parte dos resultados que você busca ainda dependem do resto da equipe na clínica odontológica. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas, mais você vai precisar instruí-las e capacitá-las. Saiba como fazer isso.
Monte programas de treinamento
Não há como exigir que sua equipe tenha um bom desempenho, se você mesmo não os prepara para suas tarefas. É verdade que alguns conhecimentos vêm de outros lugares, especialmente, quando se trata de assistentes técnicos e outros cargos especializados. Porém, você ainda deve instruí-los sobre como tudo deve funcionar em sua clínica.
Para isso, o melhor a fazer é montar programas de treinamento, em que você instrui diretamente cada membro sobre como funciona sua clínica odontológica e qual é o papel deles. É importante trazer outras capacitações, também, ao adotar novas tecnologias e/ou metodologias.
Elabore um manual de conduta
Mesmo depois do treinamento, nem todo o conteúdo é retido totalmente. Por isso é sempre útil garantir que todos tenham acesso a algum material escrito que possam consultar. O seu manual de conduta serve para isso.
Nele, além de descrever o funcionamento geral do negócio, também é importante falar sobre algumas expectativas comuns no ambiente de trabalho. Comportamentos, boa convivência etc. Isso também vai poupar muita dor de cabeça e tempo.
Esteja disponível para tirar dúvidas quando necessário
Não espere que seu manual seja perfeito em nenhum momento. Certas normas mudam e você terá que fazer adaptações. Como consequência, alguns de seus colaboradores podem ter dúvidas sobre como devem atuar no dia a dia.
É importante estar disponível para tirar algumas delas. Ou, pelo menos, saber indicar onde eles podem procurar e encontrar a informação de que precisam com alguma facilidade. Isso não só acelera a integração de novos membros, como também, melhora o desempenho deles ao longo do tempo.
Implemente exercícios práticos
A melhor forma de facilitar a apreensão de qualquer conteúdo é combinar teoria e prática em cada lição. O mesmo vale na hora de instruir sua equipe como otimizar o próprio trabalho. Afinal, depende deles fazer com que suas metodologias de gestão do tempo sejam aplicadas corretamente.
Um bom exemplo disso é usar o método e conferir sua aplicação entre todos os seus colaboradores. Dessa forma, você pode instruí-los melhor, caso cometam algum erro, além de exemplificar o que deve ser feito.
Use a tecnologia como parte do processo
Por fim, não se esqueça das ferramentas que mencionamos. Além delas, há muitos outros aplicativos e softwares que você pode usar para maximizar o aproveitamento do tempo da sua equipe. Basta saber quais são mais relevantes para o seu contexto.
Para isso, é necessário instruir a equipe sobre como usar essas ferramentas no dia a dia e, em seguida, continuar atualizando-a, sempre que for necessário. Alguns podem precisar de mais tempo para se adaptar, mas, em longo prazo, esse investimento em capacitação trará resultados bem melhores.
Agora que você tem este guia e entende melhor a relação entre produtividade e gestão do tempo, é hora de aplicar esses métodos em sua própria clínica. Já utilizamos esses caminhos na gestão da Odontoclinic e podemos afirmar seus resultados.
Ficou mais alguma dúvida sobre o assunto? Então, deixe um comentário abaixo e logo responderemos.