Se a clínica odontológica está funcionando bem, então, é provável que haja um número bem alto de pacientes todos os dias. Para organizar essa demanda, o mais comum é criar uma agenda, em que cada um tem um horário estipulado para começar e terminar um atendimento.
Porém, junto a isso, vêm os vários casos de ausências de última hora e atrasos sem aviso. Para dentistas e gestores, é importante reduzir a falta dos pacientes o máximo possível. Afinal, sem concluir o serviço, também são perdidos alguns pagamentos, e o horário que poderia ser utilizado continua ocupado.
Felizmente, existem algumas atitudes bem simples que podem ser tomadas para evitar essas ausências e atrasos. Para ajudar com essa tarefa, separamos 7 dicas para reduzir a falta dos pacientes e aproveitar melhor o tempo em sua clínica odontológica. Confira!
1. Tenha uma agenda organizada
Em alguns casos, o problema de atrasos e ausências não é culpa dos clientes, mas sim, da sua própria gestão. Quando não há um esforço ativo para organizar todas as consultas, é bem mais provável que algumas delas comecem a se sobrepor e provoquem problemas na organização dos seus atendimentos.
Naturalmente, a melhor solução é criar um padrão claro e objetivo para agendamento de consultas. De preferência, todas devem ser feitas na mesma plataforma, para garantir que não haverá nenhum conflito de informação entre diferentes agendas. Dessa forma, você evita uma série de perdas e assegura o melhor atendimento e serviço para o paciente.
2. Confirme as consultas no dia anterior
Não é incomum que, por diversas razões, um paciente precise cancelar ou remarcar uma consulta, ou procedimento. Afinal, emergências tendem a ocorrer sem aviso algum. Porém, se você quer reduzir falta dos pacientes em seu consultório, precisa garantir que estes casos sejam uma exceção. Se eles se tornarem muito frequentes, você pode começar a ter problemas.
Uma solução comum é um atendente ligar para o paciente no dia anterior ao da consulta, pedindo uma confirmação de presença ou remarcando a visita para outro dia. Dessa forma, você ainda terá tempo para preparar procedimentos mais complexos caso a agenda seja mantida, mas ainda terá como disponibilizar o horário para outro paciente que chegar em cima da hora.
3. Não marque com antecedência demais
Algumas pessoas pensam que o ideal é marcar compromissos com o máximo de antecedência possível para evitar contratempos. Porém, não é necessariamente isso que acontece.
Na realidade, é bem mais comum que uma pessoa se esqueça do compromisso em questão poucos dias depois de agendá-lo. Sem falar que, com mais tempo de espera, há maior possibilidade de ocorrer imprevistos. Ligar no dia anterior já resolve um dos casos, mas ainda é possível que o cliente se esqueça e agende outro compromisso para o mesmo dia.
Sendo assim, o ideal é que, em vez de fechar o atendimento logo de cara, esperar até uma época mais próxima e entrar em contato com o paciente para fazer o agendamento. Geralmente, com uma ou duas semanas de antecedência. Dessa forma, as chances de ausência diminuem.
4. Busque fidelizar o paciente
Se você quer reduzir a falta dos pacientes ao administrar o consultório, o melhor a fazer é deixá-los o mais próximo possível do seu negócio. Um público fidelizado tende a se lembrar com mais facilidade dos compromissos marcados, o que reduz suas chances de não comparecer, mesmo quando o agendamento é feito com bastante antecedência.
Um público fidelizado também oferece outras vantagens. Esses pacientes são aqueles que têm uma boa experiência sempre marcam suas consultas com você, mesmo que mudem de endereço. Com eles, você terá uma base bem mais sólida e confiável para projetar seu faturamento e elaborar um planejamento estratégico de acordo.
5. Invista em um software de gestão
Mesmo com toda a organização e boas práticas, uma agenda física ou em e-mail pode não ser suficiente para otimizar a organização de todas as consultas. Além de saber quais serão os horários, é necessário associar cada um deles ao cadastro do cliente, especificando o tipo de procedimento, qual sala será usada, quais equipamentos e qual será o dentista responsável.
Uma forma de otimizar isso é utilizar um software de gestão. Com ele, você pode tomar nota de todas as informações sobre seus pacientes e mantê-las devidamente organizadas. Quando for necessário agendar uma consulta, poderá se referir diretamente a ela com facilidade. Dessa forma, falta de organização da sua parte nunca será a causa de atrasos.
6. Tenha pontualidade
Sabe por que muitas pessoas chegam atrasadas, não só para suas consultas, mas para compromissos de forma geral? Por que elas esperam que outras também se atrasem. Pode até ser que se importem em estar lá no horário certo nas primeiras vezes, mas isso não vai perdurar, se a consulta atrasar em outras ocasiões.
É importante esclarecer para o dentista que ele deve estar disponível no momento estipulado, sempre dentro da margem de tolerância. Além disso, deixar que consultas em horário anterior tomem o tempo da próxima sempre causa um efeito dominó, levando a uma série de atrasos no mesmo dia e prejudicando a relação com o paciente.
7. Imponha penalidades por ausência ou atraso
Por fim, mas não menos importante, é sempre útil gerar consequências para as pessoas que não se comprometem com o horário da consulta. Dessa forma, elas ficam mais incentivadas a manter o compromisso ou a avisar com maior antecedência sobre a ausência. Pode parecer drástico, mas são atitudes necessárias para evitar perdas.
Não é preciso muito. Ter uma porcentagem do pagamento adiantada, mesmo que pequena (até 15%), já ajuda a lembrar ao paciente a importância de seu tempo. Da mesma forma, você precisa estabelecer uma tolerância para o atraso, de forma que, chegando depois disso, outros atendimentos do dia não serão comprometidos.
Com essas atitudes, você já pode começar a reduzir falta dos pacientes em sua clínica odontológica. Se fizer tudo do jeito correto, também pode aumentar o comprometimento do público com o tratamento, evitando interrupções.
Quer mais dicas para otimizar seu trabalho? Então, veja nosso artigo sobre gestão de consultório e clínica para se orientar.