Como montar uma recepção de clínica perfeita para receber seus pacientes

Montar uma recepção de clínica não é uma tarefa fácil. É preciso se preocupar com a limpeza e organização do ambiente, além do bem-estar de quem é recebido, tanto nos aspectos físicos, quanto nos emocionais e subjetivos. 

Como esse é um assunto que exige um olhar profissional, conversamos com a especialista em encantamento na Odontoclinic, Manuela Ferraracio, e ela deixou dicas e sugestões para quem vai montar consultório odontológico ou uma clínica. Quer saber mais? Vem com a gente! 

Qual é a importância da recepção em clínicas odontológicas?

“A verdade é que ninguém gosta muito de ir ao dentista quando o consultório tem um aspecto mais frio”, diz Manuela. Por essa afirmação da especialista da Odontoclinic fica evidente a necessidade de pensarmos em como elaborar uma recepção de clínica acolhedora. 

As pessoas podem sentir ansiedade quando precisam cuidar dos dentes, afinal, o tratamento odontológico ainda é associado a dor e desconforto, e isso vale para todas as idades. Assim, criar uma recepção acolhedora é essencial para oferecer um atendimento humanizado.

Acolhimento, organização e assepsia 

O intuito é evitar essa frieza dos ambientes de saúde para que eles sejam agradáveis, sem descuidar dos protocolos essenciais para esse tipo de espaço. Por isso, temos que pensar em estratégias de customer experience adequadas para ambientes de saúde..

É válido lembrar que ao oferecer um atendimento de qualidade e uma melhor experiência para o paciente, ele é fidelizado e contribui com a propaganda boca-a-boca, ao indicar os serviços para outras pessoas. Tudo isso contribui para o sucesso da clínica.

Como montar a recepção do seu consultório?

Existem algumas boas práticas e estratégias para que a recepção do consultório seja aconchegante, acolhedora e organizada, confira a seguir as dicas da nossa especialista Manuela! 

Escolha móveis confortáveis

As pessoas não gostam de esperar, e essa espera fica ainda mais desagradável quando o espaço não é confortável. Então, na hora de escolher a mobília, dê preferência para as mais ergonômicas, que acomodam bem pessoas com diferentes biotipos.

Tenha um espaço para café e água

É interessante reservar um espaço para oferecer café, água e outros mimos para o paciente. Isso demonstra a preocupação com o seu bem-estar, sendo uma prática muito acolhedora. Inclusive, Manuela conta que podemos trabalhar a decoração diferentemente nesse espaço, colocando um quadro com cores mais quentes, por exemplo.

Ofereça opções de entretenimento

As opções de entretenimento evitam que o paciente se sinta entediado enquanto espera. Além disso, são distrações que evitam que o estresse e a ansiedade se manifestem. Logo, é válido disponibilizar a rede Wi-Fi, mantendo a senha visível. A televisão também é uma boa alternativa, mas, segundo Manuela, é preciso ter cuidado com a programação.

Para clínicas que atendem crianças, a especialista traz algumas dicas específicas: “ter um espaço infantil é acolhedor, mas tem que ser mais reservado. Você pode colocar prateleiras com livros, cadeira para sentar e desenhar. Não precisa adesivar ou pintar, pois são os objetos que vão sinalizar que ali é um ambiente para crianças, sem mudar a organização”.

Use as cores da marca

Se você optar por abrir uma franquia, precisará seguir as cores padrão daquela marca, trabalhando esses tons na decoração. No entanto, a recepção de clínica particular não pode fugir muito a essa regra e, de acordo com a especialista, é essencial manter as cores da marca para preservar a identidade.

Entretanto, Manuela diz que é possível aplicar algumas cores diferentes em detalhes. Ela sugere aplicar o laranja em uma parede, por ser um tom acolhedor, ou então utilizar gravuras com esse tom, para não perder a identidade visual.

Invista em uma boa decoração na recepção

O espaço da recepção é o primeiro contato que o paciente tem com a clínica ou consultório. Por isso, a decoração ali também deve ser caprichada. Flores e plantas são muito bem-vindas porque compõem um ambiente aconchegante e bonito.

Manuela também traz a sugestão de explorar materiais que são mais quentes, como a madeira. Ela pode estar, por exemplo, no próprio balcão da recepção, em um móvel estratégico ou então nos pés da mobília.

Como tornar a experiência dos pacientes mais agradável?

Para tornar a experiência dos pacientes mais agradável é preciso se atentar a alguns pontos. O primeiro deles é a relação entre os pacientes e os profissionais que atuam no local. A equipe precisa ser treinada para atender bem: sabe gente que gosta de gente? Então. 

Os profissionais devem expressar valores, visão e objetivos do negócio. Isso ajuda a criar uma sinergia e uma melhor representatividade da marca. O atendimento humanizado também está ligado ao trabalho dessa equipe. Um paciente bem tratado, que tem as suas necessidades básicas atendidas, se sente mais satisfeito.

Gerencia o tempo de espera 

Outro ponto importante é se preocupar com o tempo de espera. Tentar reduzir esse período ajuda a melhorar a experiência do paciente, dando uma sensação de que o trabalho da clínica é eficiente. O mesmo vale para o atendimento: ofereça diversos canais e seja eficiente! Os pacientes se sentem confortáveis ao ter opções que atendem as demandas no momento.

Capacite a sua equipe de recepção e atendimento

Os recepcionistas são muito importantes para o funcionamento da clínica, pois estão presentes da primeira à última consulta do paciente. Os profissionais da recepção são responsáveis com diversas funções, como:

• acolher as pessoas que chegam à clínica;
• cuidar do atendimento antes e depois da consulta;
• enviar lembretes aos pacientes para que não se esqueçam do horário agendado;
• gerenciar a agenda dos dentistas.

Com essas atribuições, quem trabalha na recepção deve prezar pela simpatia, educação, proatividade e responsabilidade.

Como implementar o atendimento humanizado na clínica?

O atendimento humanizado é uma das características mais valorizadas pela Odontoclinic. Esse tipo de atendimento considera a integralidade do cuidado. Isso significa não só indicar e aplicar o tratamento mais adequado, mas também ter um bom relacionamento com o paciente.

Para garantir que o seu atendimento seguirá esse caminho, preze pela ética profissional, oferecendo atenção personalizada, tratando as pessoas com empatia, respeitando as diferenças e contando com uma infraestrutura adequada, sempre buscando melhorias.

Treine a equipe para o atendimento humanizado

Não basta criar uma boa recepção de consultório, é preciso manter a limpeza e a organização. Para tanto, é fundamental que a sua equipe esteja treinada para garantir a organização do espaço e proporcionar um bom acolhimento para os pacientes.

Por ser uma franquia odontológica, a Odontoclinic trabalha junto aos seus franqueados e a todos os colaboradores, oferecendo treinamento para que saibam como proporcionar uma melhor experiência para os pacientes, seguindo os padrões de qualidade da marca. 

Faça gestão das reclamações 

Essa atenção com cada detalhe fez a Odontoclinic se tornar campeã na preferência dos pacientes, recebendo diversos prêmios de atendimento, como o do Reclame AQUI. Isso mostra como criar uma boa recepção é essencial para a excelência do atendimento.

Sua equipe precisa estar a par da padronização e da abordagem ideal para tratar cada paciente. Também deve estar ciente sobre qual é a função de cada um para manter o espaço organizado e limpo, permitindo que tudo funcione de forma fluida.

Manuela traz um exemplo: “tem clínica onde a sala de espera é desvinculada da recepção, mas a recepcionista não olha a sala de espera. Ela tem que ter a postura de acompanhar, ir até lá, checar o ar condicionado, se não está escuro demais, se a TV não caiu o sinal etc”.

Quais são as consequências de não otimizar a recepção da clínica?

Só para ter uma ideia, cores muito fortes na recepção podem trazer agitação para as pessoas que ali se encontram, o que não é adequado para uma clínica odontológica. Um local escuro, com móveis velhos, também passa uma imagem de descuido, e isso pode até gerar uma propaganda boca a boca negativa.

A decoração do consultório odontológico faz toda a diferença na percepção do paciente. Quando a clínica tem uma recepção confusa e desorganizada, isso passa uma imagem de que não há uma preocupação genuína com a experiência do usuário. Também ressaltamos que um ambiente com uma estética inadequada impacta a produtividade dos profissionais.

Por que atualizar a recepção da clínica? 

Como você viu, podemos utilizar diferentes abordagens na recepção de clínica odontológica para que a experiência do paciente seja positiva. Mas não podemos esquecer que tudo isso precisa ser mantido, preservando o efeito positivo que desejamos alcançar.

Um detalhe importante que Manuela aponta é com relação às flores e à área do café: “tem que lembrar de trocar a flor, se não ela murcha e vira falta de cuidado e atenção. Mesma coisa o café: precisa estar limpo, sem copo usado ou sujo.”

Segurança sanitária 

A assepsia é uma questão muito importante quando se trata da recepção de clínica odontológica. Não podemos negligenciar esse aspecto em prol do visual, então, todas as estratégias adotadas devem estar voltadas para a praticidade no dia a dia e a organização.

Não podemos esquecer que se trata de um ambiente de saúde. Quem aprecia plantas, por exemplo, deve acrescentá-las estrategicamente para não atrapalhar a limpeza. A especialista sugere criar um jardim interno com vidro, para ter a decoração sem prejudicar a higiene. 

Consultório moderno

Hoje já existem softwares específicos para gestão de clínicas. A Odontoclinic, por exemplo, tem um sistema próprio, baseado nas necessidades das clínicas da rede. Além de tornar os processos mais eficientes e otimizar a gestão dos horários de atendimento, a tecnologia melhora a credibilidade e o nível de qualidade do atendimento, melhorando a recepção. 

Uma boa recepção de clínica odontológica só funciona quando planejamos escolhemos com cuidado as abordagens que serão adotadas. Além disso, é fundamental treinar a equipe para que todos mantenham o padrão de atendimento, garantindo a experiência positiva que o paciente merece e sua total satisfação.

Converta a sua clínica odontológica em franquia

Se você se preocupa com todos esses aspectos, não necessariamente precisa ter expertise no assunto para montar a recepção de clínica ideal. Você pode contar com a experiência da Odontoclinic para auxiliar na montagem do layout, além de questões estratégicas do negócio. Quer saber mais? Leia o conteúdo sobre conversão de clínica em franquia!