Como organizar uma agenda e ter mais tempo no dia a dia

Organizando sua agenda de forma estratégica, você vai aproveitar melhor o seu dia, não vai se sobrecarregar e ainda terá mais tempo

Que tal descobrir como organizar uma agenda e ter mais tempo no dia a dia? Essa é uma estratégia muito importante. Afinal, às vezes parece que temos menos horas para fazer tudo que precisamos, e nem sempre conseguimos dar conta.

Essa é a realidade da maioria das pessoas, mas mesmo tendo diversos compromissos, você pode ter uma rotina mais tranquila. Só precisa adotar algumas ações para ter mais praticidade e um tempo reservado para cada atividade.

Continue lendo e veja algumas dicas para organizar sua agenda e acabar de vez com a correria!

Organize seu dia por blocos de atividades

A maioria de nós exerce diversos papéis todos os dias. Nos dedicamos à vida profissional, social e pessoal, e em cada uma delas existem várias atividades e compromissos que precisam de um espaço na rotina.

Não há como organizar uma agenda prática sem que você reserve um tempo para cada compromisso, deixando aflorar seu lado empreendedor para ser multitarefas! Os blocos de atividades ajudam a se dedicar a esses vários papéis cada qual em sua vez. O tempo de trabalho não é da família, e vice-versa.

Também vale se organizar para cumprir tarefas similares em um determinado horário. Por exemplo: se você tem compromissos externos, procure agendar todos para o mesmo período, para não perder tempo com deslocamentos.

Marque compromissos inadiáveis

Existem compromissos que você precisa cumprir em um horário específico, como acontece com reuniões e visitas ao cliente. Todos esses precisam ser agendados e ter um espaço reservado, para você organizar o seu dia ou semana sem comprometer essas tarefas.

Como muitas vezes os compromissos inadiáveis envolvem mais pessoas, fica mais fácil prever quando eles vão acontecer e, geralmente, não costumam exigir reagendamentos. Então, você pode reservar tempo para as demais atividades estando ciente de quando você não tem disponibilidade.

Tenha um tempo de contingência

Não podemos esquecer que imprevistos acontecem. O problema é que não há como organizar uma agenda reservando um horário específico para eles. Do contrário não seriam imprevistos, certo?

Acontece de uma reunião atrasar para começar ou finalizar, você pode pegar mais trânsito do que previa, ter um pneu furado, ou qualquer outra situação. Portanto, sua agenda precisa ter um tempo de contingência para ser utilizado nessas situações.

Essa sobra é essencial para que você se reorganize ao longo do dia, caso algo inesperado aconteça. Perceba que muitas vezes precisamos ter uma agenda mais flexível para conseguir cumpri-la, com exceção daqueles compromissos inadiáveis que citamos.

Evite marcar reuniões seguidas

Como reuniões podem atrasar, é preferível não agendar uma em seguida da outra. Se for possível deixar em dias diferentes, melhor; se não for, dê preferência para marcar uma de manhã e outra à tarde, ou deixar um bom intervalo de tempo entre elas.

Isso permite que você se dedique de forma integral a cada reunião, sem se preocupar com terminar logo para poder se dirigir à outra. Assim, terá um melhor aproveitamento e menos correria.

Faça revisões em sua agenda

Um detalhe importante é que não há como organizar uma agenda totalmente fixa. A verdade é que ela vai precisar de ajustes nesse primeiro momento, pois você está adequando seus horários às suas metas profissionais e pessoais. Assim, ao longo desse processo, sua rotina sofre mudanças.

Então, procure rever a agenda caso ela esteja apertada, se surgirem novos compromissos ou até mesmo se você mudar de residência. Tudo pode influenciar seus horários, e será preciso rever as atividades.

De nada adianta buscar dicas sobre como organizar uma agenda se você não cumpri-la com disciplina. Por isso, é preciso seguir aquilo que você definiu para ter mais produtividade, gerenciar melhor o seu tempo e não se perder entre compromissos e tarefas, evitando também se sobrecarregar.

Uma forma de ter mais tempo na agenda é aderindo a uma franquia, sabia? Veja aqui como se tornar um franqueado Odontoclinic!

Mas mesmo aderindo à franquia você precisa de organização. Por isso, aproveite para conferir este outro artigo que mostra como otimizar a gestão de uma franquia.