O que faz com que uma clínica, mesmo contando com dentistas capacitados, sofra para aumentar seu faturamento e expandir sua clientela de pacientes?
Sem dúvida, como em qualquer setor empresarial, o insucesso no mercado de odontologia pode ser explicado por inúmeros fatores, mas uma coisa é certa: se você não tentar melhorar a gestão da sua clínica, vai ser difícil vencer os desafios dessa que também é uma atividade empreendedora.
Até porque, hoje em dia, o ambiente de negócios conta com consumidores exigentes e tem um alto nível de concorrência, ou seja, não basta ser um profissional competente. É preciso contar com uma gestão que fortaleça a saúde financeira, o relacionamento com clientes e fornecedores, além de uma abertura para a inovação capaz de gerar diferenciais competitivos.
Pensando nisso, neste artigo, separamos algumas dicas sobre o que não pode faltar no dia a dia para melhorar a gestão da sua clínica . Vamos lá?
A importância dos processos de gestão para o mercado de odontologia
Você sabia que uma má gestão do negócio está entre as principais razões para o encerramento de empresas, segundo estudo realizado pelo Sebrae?
Muitos empreendedores, por falta de conhecimento e preparo, falham em questões essenciais, como a gestão do caixa ou o acompanhamento de assuntos trabalhistas na hora de contratar um funcionário. Esses pontos são superimportantes para a profissionalização do negócio, ainda mais em tempos de pandemia, quando muitas empresas fecharam suas portas, conforme pesquisa divulgada em 2020 pela Pulso Empresa.
No mercado de odontologia, que ainda precisa evoluir quando o assunto é gestão de negócios, acaba sendo comum notar esse tipo de erro operacional básico. Além de ser fácil observar a ausência de processos e rotinas quantificáveis, com indicadores capazes de medir os pontos em que uma clínica vai bem e em quais precisará melhorar.
Por mais óbvio que pareça, o que um dentista precisa ter em mente a partir do momento que decide abrir uma clínica é que ele passará também a ser um empresário e, portanto, terá responsabilidades que vão além de um bom know-how técnico e conhecimentos científicos.
Em outras palavras, melhorar a gestão da sua clínica passará a ser tão importante quanto a capacidade que o profissional tem de oferecer serviços odontológicos de excelência.
O que não pode ser esquecido na gestão de uma clínica
Para auxiliar dentistas e outros investidores que estiverem interessados em abrir uma franquia e iniciar um negócio no mercado odontológico, separamos alguns pontos essenciais que jamais devem ser deixados de lado no dia a dia da gestão de uma clínica. Veja só!
Gestão financeira
Cuidar do fluxo de caixa, acompanhar o faturamento da empresa, ficar atento às entradas e saídas de capital e dar conta dos custos operacionais são apenas alguns dos elementos que fazem parte dos processos de gestão financeira.
Ter atenção às finanças é indispensável e possibilitará o planejamento de investimentos e a expansão de sua clínica, sem que haja riscos para a sobrevivência da empresa.
Gestão de estoque
Já pensou ficar sem o estoque de produtos básicos justamente em meio a uma consulta com um paciente? Não deixe sua clínica chegar a esse extremo e cuide da organização de entradas e saídas de itens de modo eficiente.
Vale salientar que um gerenciamento de estoque adequado contribui diretamente para a própria organização financeira da empresa, uma vez que você poderá acompanhar de modo mais claro os investimentos operacionais realizados no cotidiano.
Gestão do relacionamento com o cliente
Atender bem seus pacientes, como sabemos, é um dos segredos do sucesso de qualquer clínica. Afinal, muitas das novas consultas no setor de saúde acontecem por indicação. Quando você proporciona uma ótima experiência ao paciente, certamente ele vai falar da sua clínica para amigos e familiares.
Então, gerir o relacionamento com o cliente implica em armazenar dados sobre eles para futuros contatos, em criar ações de pós-venda e em pensar, de modo estratégico, a respeito de como oferecer as melhores experiências. Um atendimento humanizado faz toda a diferença, assim como possíveis parcerias que tragam vantagens, certo?
Gestão de pessoas
Do mesmo modo, investir no treinamento dos seus funcionários, buscando capacitá-los para um bom atendimento e para a compreensão das rotinas da sua empresa deve ser considerado um fator indispensável quando pensamos em melhorar a gestão da sua clínica. A gestão de pessoas, de forma a torná-las engajadas, também melhora a experiência dos pacientes, por exemplo.
Além disso, as questões trabalhistas (contratos, respeito ao horário de trabalho, regime de contratação) devem ser sempre respeitadas, para que não haja risco de sanções ou dores de cabeça desnecessárias.
Gestão organizacional e uso de indicadores
Se você não transforma suas rotinas operacionais em processos capazes de serem medidos, não há possibilidade de se falar de gestão, mas, sim, de uma clínica que se organiza de modo instintivo, na base do tato. E sabemos que intuição não é o melhor caminho e, sim, a gestão por dados e métricas.
Nesse sentido, busque estudar indicadores para entender, por exemplo, como anda a qualidade de seu atendimento e engajamento dos seus colaboradores. Entenda também quais os melhores modos de controlar a entrada e saída de funcionários, qual o nível de satisfação dos pacientes e os índices de retorno, entre outros pontos que não serão conduzidos com eficiência sem que haja estratégia, planejamento e visão metodológica.
Inclusive, para você que tem interesse em se aprofundar nesse tema, preparamos o eBook Gestão por indicadores de uma clínica odontológica, que fornece uma base para gerir a sua empresa por meio de indicativos estratégicos.
Gestão de inovação
A inovação é a força capaz de gerar diferenciais competitivos para o seu negócio. Buscar parcerias, estudar o que há de novo no mercado e separar capital para novos investimentos são alguns dos pontos que não devem ser esquecidos caso você queira fugir do “mais do mesmo” na oferta de serviços odontológicos.
É importante lembrar que vários conceitos, como a transformação digital, dependem do empenho em inovação.
Quais são as principais dicas para fazer uma boa gestão de clínica
Considerando os pontos acima, é fácil entender a importância de aprimorar a sua gestão ao longo do tempo. Porém, ainda pode ser um pouco difícil compreender como colocar isso em prática no dia a dia. Para ajudar, separamos aqui as principais dicas que você pode seguir. Acompanhe!
Tenha uma relação próxima com a franqueadora
Investir em um negócio seguindo o modelo de franquia é uma tendência cada vez mais forte entre os empreendedores. Dessa forma, você conta com mais apoio e menores riscos ao começar sua empresa, além de uma orientação eficaz durante todo o tempo.
Porém, para aproveitar ao máximo os benefícios da franquia odontológica, você precisa investir também no seu relacionamento com a franqueadora.
Depois de montar uma clínica e começar a atender clientes sob essa bandeira, mantenha contato com a franqueadora, utilize seus materiais de estudo e transmita seus treinamentos para fortalecer sua equipe.
Faça uma gestão baseada em dados
Se o seu objetivo é melhorar a gestão da sua clínica, o primeiro passo sempre será medir o desempenho. Afinal, é complicado apontar o seu progresso em qualquer quesito se não há um critério claro de comparação. Gerir com base em experiência ou “instinto” constantemente leva a perdas, mesmo sem você notar de imediato.
Para isso, você precisa estabelecer seus indicadores de desempenho, que são métricas que refletem melhor o progresso em direção ao seu objetivo. Há vários itens que podem ser usados como referência — número de atendimentos, taxa de conversão, rentabilidade etc. —, mas o importante é que você consiga medir numericamente essa evolução.
Ofereça atendimento humanizado
A forma como você aborda seu público é tão importante quanto a qualidade da sua clínica ou seus preços. Então, para melhorar a gestão da sua clínica, você deve colocar os seus consumidores em primeiro lugar, reconhecendo cada uma de suas necessidades e oferecendo soluções claras.
É importante orientar sua equipe para que todos saibam como receber melhor os seus clientes, garantindo que encontrem o que precisam. Com um atendimento humanizado e bem-elaborado, será simples administrar o público e otimizar sua taxa de retenção.
Mapeie os processos da sua clínica
Você já deve ter notado que, ao tentar melhorar a gestão da sua clínica, acaba precisando de várias informações sobre o funcionamento dela que nem imaginava. Incluindo coisas banais, como a ordem em que certos equipamentos são tratados.
Todos esses processos são úteis para determinar a produtividade e a eficiência do trabalho realizado, além de encontrar formas de otimizá-lo ao longo do tempo.
Promova o desenvolvimento da sua equipe
É sempre bom lembrar que a qualidade de qualquer trabalho de administração depende diretamente da capacidade da sua equipe. Tanto na parte administrativa quanto no atendimento ao cliente e na prestação do serviço. Se você pretende melhorar a gestão da sua clínica, deve investir também nos melhores treinamentos para fortalecer seu time.
Sendo assim, melhorar a gestão da sua clínica é mesmo crucial para qualquer empresa. Não à toa, aqui na Odontoclinic, uma das principais preocupações que temos na relação com nossos franqueados é a de oferecer treinamentos e uma base sólida de conhecimentos gerenciais para que eles tenham sucesso no concorrido mercado odontológico.
Esse conjunto de estratégias garante que o nível de competitividade se mantenha alto, atraindo mais pacientes de maneira escalável, segura e capaz de alavancar o faturamento da sua franquia.
Se você está procurando mais dicas para melhorar a gestão da sua clínica, leia também o nosso artigo sobre administração de clínica odontológica! São dicas para colocar em prática o quanto antes!