Conheça os principais erros cometidos na administração de clínica odontológica

Os dentistas bem-sucedidos têm muito em comum. Por um lado, dominam a técnica em suas especialidades; por outro, buscam práticas eficientes para alavancar a administração da clínica odontológica, maximizando os resultados do negócio.

Vale lembrar, porém, que esse tipo de postura não é comum entre os profissionais da área. Muitos dentistas negligenciam a gestão da empresa e, por isso, cometem erros onerosos — muito dinheiro pode escapar, por meses a fio, do fluxo de caixa.

Neste post, você entenderá mais sobre o assunto. Primeiro, explicaremos a importância de permanecer atento às atividades administrativas e financeiras, garantindo que a operação continue funcionando bem (e sempre no azul).

Em seguida, apontaremos alguns dos erros cometidos na gestão das clínicas odontológicas, indicando os principais impactos e o melhor caminho para escapar deles de uma vez por todas. Boa leitura e boas reflexões.

Por que é importante focar na administração da clínica odontológica?

Uma pesquisa do Sebrae estudou os fatores mais recorrentes no fechamento de empresas com até 5 anos de funcionamento. O resultado, ainda que não surpreenda sob a ótica da administração, foi revelador. Entre as constatações, foi possível observar que “empresas que costumam, com frequência, aperfeiçoar produtos e serviços, estar atualizada com respeito às tecnologias do setor, inovar em processos e procedimentos e investir em capacitação, tendem a sobreviver mais tempo no mercado”.

Essa conclusão, por si só, evidencia a importância da gestão em organizações de todos os segmentos e de todos os portes. Não importa qual é a especialidade ou o tamanho do negócio: é preciso dedicar-se diariamente às melhores práticas operacionais e estratégicas, garantindo que processos e resultados sejam otimizados.

Na clínica odontológica, o cenário é bem semelhante. Mais do que oferecer excelentes protocolos, explorando as especialidades da área com maestria, é necessário investir pesado na gestão. Da recepção inicial ao acompanhamento pós-tratamento, uma série de pontos de contato com o cliente — ou seja, as situações em que você interage com ele — precisam ser avaliados, aprimorados e validados.

Não é difícil perceber que esse tipo de preocupação evita transtornos e prejuízos. Imagine, por exemplo, que um paciente chegue à clínica para finalizar um protocolo. Ao pegar a ficha, seja ela online ou digital, você nota que não há nenhum registro de pagamento, ainda que o cliente sinalize que já tenha quitado o valor do tratamento em uma visita anterior.

Nesse contexto, fica difícil — e até mesmo um pouco indelicado — contradizer o paciente. Sem processos claros para administrar as finanças, você jamais saberá se aquele dinheiro entrou no seu caixa. Portanto, atenção: se operar no prejuízo não é seu objetivo, reveja suas prioridades e profissionalize a gestão da sua clínica odontológica, evitando alguns dos principais (e mais prejudiciais) erros administrativos.

Quais são os principais erros cometidos na gestão?

A gestão eficiente de uma clínica odontológica é, sem dúvida, um dos maiores desafios para os dentistas empreendedores. A melhor forma de evitar imprevistos e perdas é se concentrar nas variáveis que podem ser controladas. Confira.

Agenda desorganizada

No caso dos dentistas, a agenda funciona como uma espécie de bússola: trata-se do instrumento que norteia a dinâmica do dia a dia, permitindo que o tempo de atendimento seja devidamente otimizado e, assim, libere períodos dedicados à administração do negócio — mas não só isso.

Para profissionais da odontologia, as brechas na agenda — sem um propósito definido — não costumam ser benéficas. É preciso assegurar que, salvo exceções de força maior, todos os pacientes foram previamente lembrados a respeito da consulta e confirmaram o comparecimento no horário marcado. Atrasos e faltas representam, em última escala, uma queda não programada no faturamento da clínica.

Por isso, a organização da agenda é fundamental sob dois aspectos complementares: por um lado, certifique-se de implantar estratégias para minimizar as faltas a fim de conferir previsibilidade aos atendimentos. Por outro, reserve tempo de qualidade para focar em outra faceta essencial ao desenvolvimento da empresa: a gestão da clínica.

Estoque descontrolado

Inventário e controle de estoque não são exclusividades de grandes empresas varejistas, viu? Os dentistas também precisam ficar atentos à entrada e ao consumo dos materiais odontológicos, evitando desperdícios — com substâncias fora do prazo de validade, por exemplo — e maiores prejuízos.

É justamente por isso que o estoque descontrolado desponta como um erro comum nas clínicas odontológicas. A falta de acompanhamento nas rotinas de compra e a ausência de checagens periódicas comprometem a eficácia da operação. Se, por um lado, existe o risco de congelar o capital, adquirindo um volume muito maior do que o necessário, também há a possibilidade de faltar insumo — no exato momento em que você precisa finalizar um protocolo. Ou seja: convém monitorar, certo?

Rigidez excessiva nas formas de pagamento

Um levantamento do SPC Brasil revelou que 83% dos brasileiros opta por usar o cartão de crédito na hora de parcelar uma compra. Considerando que, no caso dos dentistas, os procedimentos realizados costumam ter alto valor agregado, a conclusão da pesquisa é fundamental para validar a necessidade de expandir as formas de pagamento da clínica.

Não seria exagerado dizer que, ao limitar demais as possibilidades do acerto financeiro, você pode enfrentar a baixa captação de novos clientes — além de abrir margem para que seus pacientes busquem consultórios com modalidades mais flexíveis.

Caso você ainda esteja negociando somente a partir dos métodos convencionais (dinheiro ou cheque, para citar apenas dois), certifique-se de avaliar a ampliação das formas de pagamento o mais rápido possível. O mundo mudou e sua clínica precisa acompanhar.

Equipe destreinada

Além de ser um bom profissional, você também precisa se cercar de uma equipe competente. É fácil entender o motivo: para 61% dos consumidores, o bom atendimento é mais importante do que o preço. Na prática, não basta ter os planos mais atrativos e as condições mais flexíveis: é preciso contar com um time capacitado, pronto para prestar suporte a pacientes e potenciais clientes.

Por outro lado, a ausência de treinamentos também interfere diretamente na qualidade do trabalho. Imagine, por exemplo, que você tenha implantado um software para administrar as informações de cada paciente. Caso sua secretária não se familiarize com a solução, é provável que, em determinado momento, ela pare de alimentá-la — descentralizando os dados e gerando retrabalho. Tudo o que você não quer, né?

A mensagem final é clara: a administração da clínica odontológica não é simples, mas é absolutamente indispensável. Para garantir o crescimento do seu negócio, elimine os gargalos operacionais e invista em gestão enxuta e otimizada. Os resultados são imediatos e, além de tudo, bastante duradouros.

O conteúdo foi útil e ajudou você a repensar suas prioridades de gestão? Ótimo! Para continuar desenvolvendo seu negócio, a dica é seguir a Odontoclinic no Facebook, no Instagram e no LinkedIn para ficar sempre por dentro das novidades. Sucesso e até breve!