Como se manter motivado na gestão de sua clínica?

Estar à frente de uma clínica odontológica é um grande desafio, por isso, para manter a motivação, você precisa de foco e boas estratégias.

A relação entre empreendedorismo e odontologia é indispensável, afinal, todo proprietário de uma clínica odontológica é, antes de tudo, um empreendedor. Então, você precisa entender sobre gestão de clínicas e saber como realizá-la com eficiência, para que possa crescer e atender um grande número de pacientes dentro de um mercado concorrido.

Em toda jornada empreendedora, é natural que os profissionais precisem aumentar sua motivação para ter sucesso na gestão de clínicas. Então, para ajudar você a manter o foco no sucesso, explicamos a seguir o que é gestão de clínicas e dividimos algumas dicas para vencer qualquer obstáculo no seu dia a dia como empreendedor. Vamos lá?

O que é gestão de clínicas?

Para tomar melhores decisões e manter a motivação na hora de fazer a gestão de clínicas, é preciso entender que esse é um tema mais amplo do que muitos imaginam. Não se trata apenas de manter contas em dia e a agenda organizada — vários outros aspectos estão envolvidos.

Na verdade, a gestão da clínica odontológica envolve todo um conjunto de processos, ações e tarefas que se influenciam direta ou indiretamente, e que garantem o melhor funcionamento do empreendimento. Assim, é preciso pensar de forma sistêmica, lembrando que a clínica também é composta por setores. Sua boa gestão envolve:

• finanças;
• logística do estoque;
• fornecedores;
• canais de atendimento;
• recepção do cliente;
• ações de marketing;
• coordenação da equipe etc.

É sempre importante lembrar que a clínica é uma empresa e, como tal, é essencial que todos os setores estejam em pleno funcionamento. Também que cada um deles contribua de forma positiva com o trabalho do outro, e tudo isso mantenha sempre o paciente e sua satisfação no centro.

Ao mesmo tempo, não podemos nos esquecer de que a gestão precisa focar no sucesso, na credibilidade e na confiança que a clínica vai ganhar no mercado. Então, enquanto focamos na satisfação e na experiência positiva do paciente, tomamos decisões e implementamos ações que preservam os interesses da clínica enquanto empresa.

Um detalhe que não pode ser esquecido é que, na hora de fazer a gestão de clínicas, não basta ter uma série de regras, políticas e padrões para serem seguidos se tudo não se enquadrar com a realidade das demandas. O ideal é fazer aquilo que precisa ser feito conforme a realidade de cada clínica para alcançar a eficácia, e não apenas a eficiência.

Por que essa gestão é tão importante?

Para alcançar o sucesso com a clínica odontológica, não é suficiente só montar o espaço com mobília, instrumentais e equipamentos, abrindo as portas para começar a atender o público. Toda e qualquer ação e decisão precisa ser embasada em determinado planejamento a fim de garantir que aquele espaço seja bem-estruturado conforme os objetivos que se pretende alcançar.

A realização correta da gestão de clínicas é muito importante para começar do jeito certo ou, a partir de determinado ponto, dar início a estratégias mais acertadas. Esse planejamento é o que vai alicerçar todos os processos para garantir a boa execução e mais produtividade de toda a equipe.

Mas não se trata apenas do planejamento, porque ele precisa ser colocado em prática. Só com ela é que você garante que metas e objetivos sejam alcançados. Afinal, de nada adianta saber aonde se quer chegar se não seguimos pelos caminhos corretos que levarão a esse destino.

Uma gestão de negócios bem-feita permite identificar aspectos falhos e aqueles que já estão adequados às demandas de modo que se possa otimizar tudo o que for possível — sempre mantendo o foco nas metas e objetivos.

Identificar as falhas que ainda existem é indispensável para fortalecer a clínica odontológica e evitar a insatisfação do cliente ou a perda de mercado. Aliás, uma boa gestão vai também contribuir para identificar oportunidades, inclusive por meio da análise de tendências e do comportamento do público.

Mas não podemos esquecer os aspectos básicos para que a clínica se mantenha em funcionamento. Muitas vezes, erros de gestão podem comprometer de forma significativa as finanças, resultar em campanhas de marketing desastrosas, na má gestão da equipe e na perda de produtividade. É uma série de problemas que reduzem a qualidade do atendimento e levam às falhas internas, que comprometem a solidez da empresa.

Sendo assim, a gestão de clínicas é importante para garantir a sobrevivência no mercado, atender com qualidade o paciente, garantir que os processos internos estejam alinhados e promover o crescimento, seja ganhando credibilidade e conquistando mais público, seja aproveitando novas oportunidades que surgem.

Quais benefícios ela pode trazer?

Você já deve ter percebido algumas das vantagens que a gestão de clínicas bem-feita pode trazer. De toda forma, listamos a seguir os principais benefícios alcançados com ela para que fique ainda mais clara a importância de investir nesse aspecto.

Otimização de processos

Você viu que por meio da gestão de clínicas também fazemos análises internas que ajudam a entender quais são os aspectos fortes e fracos da empresa, certo? Com isso, fica mais fácil direcionar investimentos e adotar estratégias ou ações que descompliquem as rotinas e tarefas.

Os processos são otimizados quando a gestão reduz as burocracias excessivas e implementa metodologias que trazem mais agilidade à equipe e ao próprio dentista. Com isso, o tempo é melhor aproveitado, assim como os recursos.

Redução de custos

Um dos grandes objetivos de otimizar os processos das clínicas odontológicas é evitar custos excessivos ou desnecessários. As análises internas contribuem para identificar fatores que possam estar aumentando as contas da clínica para que sejam eliminados ou adequados.

A simplificação dos processos e o melhor aproveitamento do tempo e dos recursos são fatores que vão ajudar a trazer impactos positivos às finanças. E a gestão bem realizada vai em busca de melhorias que tragam esses impactos, promovendo um bom equilíbrio financeiro.

Qualidade nos serviços e atendimento

Para ter um atendimento de qualidade e garantir bons serviços ao paciente é preciso que as entregas da clínica estejam bem alinhadas. Ou seja, precisamos “fazer as coisas do jeito certo”, de acordo com as demandas que surgem. Uma gestão bem-feita:

• garante uma estrutura adequada para quem espera e quem trabalha;
• investe em tecnologias que melhoram o desempenho da equipe;
• organiza de forma adequada agendamentos de consultas, exames e outros procedimentos;
• promove um ambiente saudável de trabalho.

Esses e outros são aspectos que mantêm a organização, a coerência e o engajamento de todos, promovendo a fluidez das rotinas.

Diferencial competitivo

Perceba que realizar uma boa gestão de clínicas odontológicas é uma estratégia para elevar a qualidade dos serviços e do atendimento prestado. É também uma forma de realizar processos de uma maneira simplificada e mais eficiente. Portanto, organizamos uma estrutura que impacta de forma positiva o trabalho da equipe e que garante a melhor experiência do paciente.

Sendo assim, é possível desenvolver um diferencial competitivo, fazer com que tudo funcione bem naquele local e traga sempre essa marca de organização. Ela mostra ao paciente que naquela clínica existe um entrosamento de todos, e que isso traz benefícios a ele.

Experiência positiva do paciente

Podemos perceber a diferença quando entramos em um estabelecimento onde há um entrosamento da equipe e todos os processos estão muito bem estabelecidos. Ele é diferente daqueles em que tudo parece ser improvisado a todo momento.

Uma gestão bem-feita pensa em cada detalhe da clínica e busca sempre o melhor caminho antes de tomar as decisões. Faz investimentos de uma forma inteligente: não excessivos, mas estratégicos, para que cada necessidade e demanda da clínica seja atendida da melhor forma.

Com isso, a equipe tem um ambiente mais estruturado para trabalhar, alcança uma boa produtividade, os erros são evitados e tudo isso garante um atendimento muito melhor ao público.

Quais são os desafios da gestão de clínicas?

Muitas vezes, as falhas e ineficiências acontecem na gestão de clínicas odontológicas por causa dos desafios que ela traz. Não podemos negar que são muitos detalhes e aspectos que precisam ser considerados e que se influenciam de forma mútua. Assim, costumam surgir certos desafios, como os que você confere a seguir.

Sincronismo e entrosamento da equipe

Um dos desafios é justamente compreender que o trabalho de cada profissional afeta o do outro. É preciso que haja uma sincronia entre eles e que todos estejam entrosados e focados nas mesmas metas e objetivos. Assim, devem estar imersos na cultura da empresa para manter a padronização do trabalho e do atendimento oferecido.

Por isso, é muito importante ter bastante atenção na hora de fazer a contratação dos profissionais que vão compor o time. Essas pessoas devem ter o perfil adequado para que você consiga conquistar um bom trabalho em equipe no dia a dia e em diferentes situações.

Fluxo de caixa

Outro desafio é garantir um bom fluxo de caixa, que funcione de uma forma eficiente e que seja muito bem administrado. As finanças são uma parte fundamental da sobrevivência do negócio, e em nenhum momento questões pessoais, do dentista ou do gestor podem se misturar com as da empresa.

É muito importante garantir um controle financeiro rígido para que se saiba ao certo as entradas e as saídas, mantendo todas as contas sob controle a fim de que os investimentos no crescimento sejam possíveis.

Capacitação profissional

Como você viu, gerenciar uma empresa da área exige conhecimentos que nem sempre o dentista obtém durante a sua formação. É preciso buscar essa capacitação e se preparar para trabalhar como gestor, cultivando conhecimentos que vão além da odontologia.

Mas toda a equipe também precisa estar capacitada e treinada. É dessa forma que ela conseguirá realizar suas entregas sempre alinhadas aos interesses da clínica e às expectativas do público.

Por que manter a motivação é o maior desafio?

Além dos desafios anteriores, temos um que se destaca. Perceba que a odontologia e a gestão de negócios de um modo geral são áreas muito diferentes. O dentista, durante a sua formação universitária, não é preparado para se tornar um empreendedor, por isso, faltam conhecimentos e até mesmo uma noção de como o mercado funciona.

Ao abrir o seu próprio negócio e se deparar com a necessidade de uma capacitação diferente, do aprimoramento de habilidades voltadas ao mundo dos negócios, isso pode trazer um pouco de desmotivação — uma vez que, geralmente, não é uma área com a qual esse profissional está familiarizado.

A motivação acaba se tornando um grande desafio porque o empreendedor lida com situações muito diferentes todos os dias, e deve estar pronto para enfrentar cada uma delas. Assim, o dentista precisa se reinventar de forma constante enquanto gestor.

É necessário que ele trabalhe seus conhecimentos na área de odontologia e, simultaneamente, fique de olho naquilo que está acontecendo no seu setor, como tendências, inovações de atendimento, tecnologias, estratégias de gestão, comportamento do público, ações de marketing e uma série de outros aspectos que envolvem a administração do negócio.

Quando o especialista não tem o suporte de uma boa equipe para delegar tarefas, ele também pode se sentir sobrecarregado, então, acaba desmotivado com a própria clínica pela necessidade de ter que fazer tudo sozinho. Entretanto, uma boa gestão também prevê a necessidade de montar um time que ofereça esse suporte para evitar essa sobrecarga de tarefas.

Perceba que um assunto está atrelado ao outro, e é por isso que quem deseja empreender abrindo uma clínica odontológica, antes, precisa estudar sobre o mercado. Deve buscar conhecimento, aprimorar as próprias capacidades e, então, dar o próximo passo, com muito mais firmeza e consciência daquilo que está fazendo.

Outro detalhe que você precisa ter em mente na hora de fazer a gestão de clínicas é que nem tudo serão flores. Muitos desafios vão surgir, cenários diferentes vão se descortinar e há momentos de altos e baixos. É preciso um bom planejamento para saber como lidar com tudo isso, evitando o otimismo excessivo que pode trazer desmotivação quando surgem os problemas mais complexos.

Como manter a motivação na gestão da sua clínica?

O ato de empreender, por si só, é um desafio, e se manter no mercado é ainda mais desafiador, pois precisamos acompanhar tendências, observar a concorrência, desenvolver diferenciais e lidar com diversos impasses que surgem no dia a dia.

Toda essa complexidade da gestão de clínicas pode causar a desmotivação, mas listamos para você algumas dicas que podem contribuir com a motivação na hora de gerenciar a sua clínica odontológica. Com elas ficará mais fácil passar pelos momentos difíceis mantendo o equilíbrio e o foco!

Pense no propósito da sua clínica

Lembre-se das razões que fizeram você investir e empreender nesse mercado (atender com qualidade seus pacientes, oferecer tratamentos inovadores etc.) e se baseie em tais propósitos para recuperar o ânimo na hora que surgir um desafio gerencial.

Trabalhe sua inteligência emocional

Inteligência emocional é uma das principais bases para o desenvolvimento da autoconfiança e da persistência, atributos indispensáveis para quem deseja empreender. Ser emocionalmente inteligente nada mais é do que ser capaz de lidar de forma positiva com os próprios sentimentos — e também com os sentimentos dos que convivem e trabalham conosco.

Todos nós enfrentamos obstáculos e nem sempre logramos êxito. O que devemos fazer nessas situações é tentar aprender com os erros, corrigi-los quando for possível e continuar nosso trabalho. Afinal, uma pessoa com inteligência emocional sabe que os fracassos não a definem.

Quando atingimos um nível satisfatório de inteligência emocional, temos a capacidade de nos manter motivados, inclusive para superar os desafios de uma jornada empreendedora.

Contudo, pode ser que para desenvolver essa habilidade a pessoa precise buscar o suporte de um profissional, como um terapeuta ou um psicólogo. Empresários, por lidarem constantemente com desafios, tendem a se beneficiar muito com a terapia.

Amplie seus conhecimentos

De acordo com um levantamento sobre motivação no mundo do trabalho em todo o país, foi constatado que o que mais motiva as pessoas no ambiente profissional são as experiências aprendidas — novos conhecimentos e desafios que favoreçam o desenvolvimento pessoal. E no mundo empreendedor não é diferente.

Pensando na gestão de uma clínica, a busca pela ampliação dos conhecimentos pode ser a chave para aumentar a motivação diária. Pode ser o aprendizado de uma nova especialidade clínica ou mesmo de algum conhecimento gerencial que promova seu crescimento. Não importa! O fundamental é se desafiar.

Aprenda a gerir melhor seu tempo

Por incrível que pareça, muitas vezes, a desmotivação é causada por uma má gestão do tempo. Com atividades acumuladas, como consultas, treinamentos de funcionários, administração das finanças da clínica e eventos da área de odontologia, se o gestor não se organizar, poderá acabar comprometendo todo seu tempo e até mesmo atrapalhando suas horas de lazer, descanso e de bem-estar com a família.

Tudo isso, em algum momento, vai gerar desmotivação. Nesse sentido, é fundamental organizar muito bem o tempo e reservar momentos para um merecido descanso.

Encante seus pacientes

Você realiza pesquisas para entender o nível de satisfação de seus pacientes ou conversa com eles sobre como se sentem em relação ao seu trabalho como dentista? Caso ainda não faça essas atividades, saiba que está perdendo uma grande oportunidade de ampliar seu potencial de sucesso no mercado de odontologia.

Segundo a Harvard Business Review, 73% das empresas já concordam que a experiência é um diferencial competitivo. Nesse sentido, encantar os pacientes é um desafio que você precisa vencer e que, com certeza, aumentará sua motivação para melhorar ainda mais a gestão de sua clínica.

Na Odontoclinic, por exemplo, o encantamento dos pacientes é uma motivação diária para nós. Graças a essa mentalidade, conquistamos em 2019, 2020 e 2021 o “Prêmio Reclame Aqui: As melhores empresas para o consumidor”, no segmento de Odontologia.

Oferecemos todo o apoio necessário para que nossos franqueados se adequem às tendências de Customer Experience e possam se destacar pelo atendimento de qualidade.

Crie metas para a clínica

Criar metas na gestão de clínicas é uma forma de se manter motivado, uma vez que o empresário sabe que sempre há algo para conquistar. Contudo, para que as metas funcionem como um agente motivador, é preciso que elas sejam realistas. Não dá para tirar um número da cartola e colocar aquilo como um objetivo do negócio.

A melhor maneira de estabelecer uma meta é avaliar a situação atual da empresa. Quais são os números de cada processo? Quantas pessoas são atendidas? Qual é a capacidade de atendimento? Qual é o volume de reclamações? É avaliando o agora que você conseguirá traçar um plano para o futuro.

Em seguida, quebre essas metas em objetivos menores. Por exemplo, se você quer dobrar o número de atendimentos até o final do ano, quantos novos pacientes a sua clínica deverá conquistar por mês? E por semana?

Quando a meta está cronologicamente muito longe, é fácil subestimar o tempo e fazer com que ela se perca. Você só se lembrará dela quando a data de entrega estiver muito próxima — e isso pode gerar frustração em vez de motivar.

Por fim, não se esqueça de que as metas devem ser críveis e realistas. Aquelas que fogem da realidade do mercado podem gerar estresse na sua equipe e prejudicar o ambiente de trabalho. Em vez de estabelecer uma meta irreal, como “reduzir o número de cancelamentos a zero”, crie uma que seja possível, como “avaliar as principais causas de cancelamento”.

Crie um bom ambiente de trabalho

Um espaço profissional tóxico faz com que todos se frustrem com a empresa. Evite comportamentos arrogantes com seus funcionários, crie canais de diálogos eficientes e estimule uma troca saudável de experiências.

Dessa maneira, a sua equipe se motivará e poderá ajudar você a vencer os desafios que podem surgir pelo caminho.

Qual é a importância da motivação na gestão de clínicas?

A motivação é o que nos ajuda a continuar persistindo em algo, enquanto a recompensa não vem. Algumas empresas acham que apenas um salário alto, por exemplo, motivará um funcionário. A verdade é que no dia do pagamento ele ficará feliz, mas no decorrer das semanas, caso o emprego não o agrade, ele se desmotivará. Por isso, não foque apenas na questão financeira.

A motivação também pode ajudar a enxergar novas possibilidades e oportunidades para a sua clínica, em vez de você ver apenas os eventuais problemas que ela está enfrentando.

Agora que você entendeu um pouco mais sobre o papel da motivação na gestão de clínicas, observe o que pode ser feito hoje para que você se anime com os desafios de empreender e passe a olhar sempre com carinho para o seu negócio.

A Odontoclinic sabe que empreender é uma atividade desafiadora. Por isso, criamos ferramentas que facilitam ao máximo a vida dos nossos franqueados. Quer conhecer mais sobre a gente? Visite nosso site!