Como montar um organograma da sua clínica odontológica?

O organograma pode ser uma excelente ferramenta para entender as implicações de cada função na clínica, ajudando a definir melhor cada responsabilidade

Para montar um organograma de clínica odontológica é fundamental conhecer todos os processos e funções das pessoas que trabalham no local. A partir daí, você consegue registrar os cargos e montá-los de forma hierárquica para que todos os funcionários entendam as atribuições.

Provavelmente, você já deve ter se perguntado como a estrutura organizacional funciona em um consultório odontológico. Esse pode ser um assunto que, sobretudo para profissionais recém-formados, gera muitas dúvidas. Isso porque, mais do que um espaço voltado para a saúde, o consultório é uma empresa com hierarquias que precisam ser entendidas.

Nesse sentido, conhecer ferramentas como o organograma pode ser fundamental para compreender o funcionamento do seu consultório e obter resultados mais satisfatórios para a sua gestão. 

Pensando nisso, conversamos com Lucas Romi, Sócio Vice-Presidente de Expansão e Novos Negócios na Odontoclinic, para nos explicar um pouco mais sobre essa ferramenta. Confira!

O que é um organograma?

O organograma é uma representação em imagens da estrutura de uma empresa. Basicamente, é um gráfico em que estão especificados as funções e cargos que ajuda os colaboradores a visualizarem a hierarquia, além das responsabilidades de cada um.

Quando transferimos isso para um ambiente de saúde, especialmente odontológico, notamos que esse hábito de montar organograma não é tão comum. Lucas Romi destaca que, por muito tempo, o profissional de saúde fazia tudo dentro do consultório: o caixa, a divulgação, a gestão dos processos etc. Porém, isso nem sempre é o caminho mais adequado.

O organograma em uma clínica odontológica torna-se uma ferramenta muito importante, pois ajuda a equipe a compreender as suas funções. Inclusive, o próprio dentista consegue fazer o seu papel de atender os clientes, enquanto outros profissionais lidam com as demais responsabilidades relacionadas à gestão.

“O dentista que busca algo maior precisa pensar na estrutura das outras áreas que compõem a clínica. Se ele quiser fazer tudo ao mesmo tempo, ele não vai ser tão bem-sucedido. Primeiro, porque não tem o conhecimento técnico adequado; segundo, porque ele não terá tempo disponível. É necessário mais estrutura para que não haja sobrecarga de trabalho”, conta Romi.

Quais são os benefícios do organograma?

O uso do organograma proporciona uma série de vantagens para as relações e produtividade. Vamos explicar com mais detalhes a seguir!

Melhora o entendimento da empresa

Com o conhecimento da estrutura da clínica, é possível melhorar o funcionamento de forma significativa. Principalmente em relação à gestão, o que ajuda a estabelecer uma estrutura, definir as funções e grupos de trabalho, além de determinar equipes para os projetos.

Romi ressalta que, sem o organograma, o dentista precisará deixar de atender os pacientes para fazer o gerenciamento. Ele terá que equilibrar o tempo entre estar com os pacientes e a coordenação, por exemplo.

Otimiza a comunicação

Muitos funcionários podem ficar confusos na hora de buscar orientações no dia a dia. A coisa piora se eles não sabem a quem se reportar. Em alguns casos, até existe uma pessoa que tem as características de um bom líder a qual todos recorrem, porém, não é qualificado para essa função. Resultado? Informações desconexas e que não atendem na totalidade os colaboradores.

Por isso, é muito importante que o consultório tenha uma estrutura clara de quem é quem. Ter um organograma ajudará a esclarecer as funções de cada pessoa de forma gráfica, além de auxiliar os funcionários a entender quem é o mais qualificado conforme o cargo, otimizando a comunicação.

Aumenta a produtividade

A falta de alinhamento entre a equipe pode ser um dos principais motivos para a baixa produtividade. Isso é potencializado pela falta de uma estrutura organizacional mais clara.

Quando isso está explícito, fica mais fácil para os colaboradores entenderem sua função e agirem de acordo, sem perder tempo com atividades que não agregam valor para o objetivo do negócio.

Como é feito um organograma?

O processo para implementar essa ferramenta não é complicado. Na verdade, é bem intuitivo. Inclusive, o organograma da Odontoclinic, que falaremos nos próximos tópicos, se baseia bastante na estrutura básica que uma clínica deve ter. Por isso, destacamos o quanto é essencial conhecer a situação administrativa do consultório e as atividades rotineiras. 

Mais do que suposições de cargos, se basear no que cada um realiza e no que é preciso será importante para construir um bom organograma. Logo, existem alguns passos que você pode seguir:

• catalogue as funções e cargos de todos os funcionários da clínica em uma folha de papel, uma tabela ou quadro;
• separe-os conforme a importância que eles têm para a tomada de decisões. Utilize cores para cada nível, pois isso pode ajudar na visualização;
• monte os cargos e as funções de maneira hierárquica. Você é quem escolhe como se posicionará, sendo vertical ou horizontal. O primeiro modelo tem a estrutura mostrada de cima para baixo, em que o cargo mais alto fica no topo e os demais abaixo. No segundo, as funções ficam dispostas uma ao lado da outra, com as atribuições de estratégia e comando à esquerda e as operacionais à direita. Existem ainda organogramas por pessoas, funções, projetos etc.

Boas práticas para fazer um organograma na área de Odontologia

Ainda que a criação de um organograma seja um processo simples, existem práticas que auxiliam a tirar o melhor dessa ferramenta. Aqui, vamos apresentar três. Confira!

1. Faça uma pesquisa

É muito importante que o organograma seja fiel ao que realmente acontece no negócio. Mais do que direcionar uma função para alguém, é fundamental que a pessoa esteja realmente capacitada para o trabalho ao qual foi designada.

A melhor forma de saber é fazendo uma pesquisa com os colaboradores. Uma dica é criar formulários e pedir para responderem. A partir daí, você poderá mapear os cargos com mais precisão.

2. Identifique a hierarquia

A hierarquia é a ordem de importância de elementos ou indivíduos para um sistema. Em uma clínica odontológica, essa classificação entre funcionários existe de acordo com a função estabelecida. Elas precisam ser identificadas para a melhor elaboração do organograma, com todas as informações organizadas seguindo o nível hierárquico.

3. Valide informações

Com o organograma pronto, você ainda precisará verificar os dados periodicamente. Funções mudam e, dependendo do momento da clínica, um colaborador pode ser promovido ou até mesmo deixar o cargo. Será importante passar isso para o gráfico.

De que forma a Odontoclinic faz esse tipo de organização?

A Odontoclinic trabalha com uma estrutura bastante linear em suas clínicas. A organização se divide em três setores: administrativo, comercial e clínico. Cada um deles possui um gerente que deve reportar suas decisões ao sócio diretor.

Lucas Romi reforça que a divisão por áreas no organograma da Odontoclinic é um padrão. Dessa forma, há o corpo clínico e técnico responsável por atender e realizar os tratamentos. Dentro dessa estrutura, há também um gráfico específico com os dentistas prestadores de serviços, especialistas e auxiliares. 

Há também a área administrativa que possui sua própria estrutura, equipada com pessoas qualificadas, assim como o setor comercial com o mesmo padrão. Dessa forma, a Odontoclinic possui uma estrutura bem definida para os seus franqueados, não só com as funções de cada cargo, mas, também, na remuneração, seja ela fixa ou variável.

O que pode ser um diferencial no trabalho de uma clínica odontológica não é apenas a qualidade do serviço entregue pelo dentista. A sua capacidade de gestão do consultório e organização das funções pode ser o ponto de mudança entre um consultório pequeno e um grande.

Nesse sentido, procurar por ferramentas, como um organograma para uma clínica odontológica, pode ser essencial, além de buscar orientações com parceiros, como a Odontoclinic. 

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