Ferramentas de gestão e planejamento: confira a lista com 9 metodologias 

Quais são as ferramentas de gestão que você usa atualmente? Elas realmente conversam com a estratégia, são aplicáveis e mensuráveis?  

Existem metodologias testadas e aprovadas no mercado, desenvolvidas por experts em gestão e que se aplicam à realidade de empresas de diversos segmentos. Quer saber mais? Vem com a gente! 

9 ferramentas de gestão que você precisa conhecer

Ferramentas de gestão são metodologias desenvolvidas para otimizar o gerenciamento de empresas. Elas têm funções diferentes, mas o objetivo é sempre o mesmo: ajudar a gestão a entender a realidade da organização, desenvolver estratégias, planejar e manter o negócio competitivo.

Por isso, trouxemos o resumo de 9 ferramentas que você precisa conhecer para aprimorar sua gestão e aumentar os resultados:

• Análise SWOT;
• Canvas;
• Forças de Porter;
• Balanced Scorecard;
• Ciclo PDCA;
• Matriz BCG;
• 5W2H;
• sistema de gestão integrada;
• Princípio de Pareto;
• Net Promoter Score (NPS). 

Se você busca sempre melhorar o gerenciamento do negócio e quer conhecer esses métodos consagrados, continue lendo! 

1. Análise SWOT

A Análise SWOT, Matriz SWOT ou Matriz FOFA, é uma ferramenta utilizada para reunir informações e analisar aspectos internos e externos da organização. Assim, é possível ter direcionamentos para prever cenários e tomar decisões estratégicas.

SWOT é o acrônimo para Strenghts, Weakness, Opportunities e Threats: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, respectivamente. A Análise STOW é feita em matriz, usando esses quatro aspectos para formar quatro quadrantes. Veja o significado de cada um!

Strengths – Pontos fortes

Os pontos fortes são aspectos positivos internos da empresa. Para saber quais são os pontos fortes, basta listar as principais qualidades da organização que estão nas mãos da gestão e que não dependem de nada externo para acontecer. 

Exemplos de forças da Matriz SWOT: tecnologia própria, tempo de mercado, marca reconhecida, competências da equipe etc. 

Weakness – Pontos fracos

Os pontos fracos, por outro lado, são os desafios internos da empresa, ou seja, pontos que precisam de melhoria e também dependem da decisão da gestão da organização e não de nenhum fator externo.

Exemplo de fraquezas da Matriz SWOT: falhas na comunicação interna, equipe desqualificada, pouco capital para investimento, marca desconhecida etc. 

Opportunities – Oportunidades

As oportunidades são pontos positivos que dependem de intervenção externa. Então, em determinados cenários, esses fatores trazem vantagens competitivas caso a organização saiba aproveitá-los.

Exemplos de oportunidades na Matriz SWOT: tendências de mercado e mudanças no comportamento do consumidor que beneficiam a área de atuação, possíveis parcerias etc. 

Threats – Ameaças

As ameaças são pontos negativos que também resultam de interferência externa. Nesse caso, os acontecimentos geram cenários negativos, então a organização precisa se adiantar para mitigar riscos e garantir que os impactos serão minimizados. 

Exemplos de ameaças na Matriz SWOT: mudanças políticas e na economia que desvalorizam a atuação da empresa, como inflação alta, catástrofes naturais etc. 

2. Business Model Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta que pode servir de base para o plano de negócios. O plano de negócios pode ser um documento muito robusto e detalhado, então, o Canvas vem para facilitar a visualização dos aspectos-chave. 

A partir do Canvas é possível descrever, visualizar com facilidade, avaliar os pontos do negócio e também alterar sua estrutura. O quadro é composto por 9 blocos, sendo o lado esquerdo a parte operacional e a parte direita os aspectos de valor da organização. 

3. 5 Forças de Porter

As 5 Forças de Porter funcionam em conjunto para entender qual é o grau de competitividade de uma organização em relação a alguns aspectos importantes da cadeia de valor e do mercado. As Forças Competitivas de Porter são:

• rivalidade entre concorrentes;
• poder de negociação com clientes;
• poder de negociação com fornecedores;
• ameaça de produtos substitutos;
• ameaças de novos entrantes no mercado.

Para definir as forças competitivas, é necessário entender quem tem mais poder sobre quem nas negociações. 

Poder de barganha com fornecedores e clientes

Imagine que 70% do faturamento do fornecedor vem da sua compra em grande escala. Esse fornecedor fica ameaçado, precisando oferecer melhores condições para não perder o contrato com a sua marca. 

Se você depende de uma matéria-prima para fabricar o produto e existe apenas um fornecedor no mercado, você depende dele para atuar. Isso significa que o fornecedor pode aumentar o preço, por exemplo, e você vai precisar ceder ou ficar sem produção. 

Rivalidade, ameaças de produtos substitutos e novos entrantes no mercado

Se você for o fornecedor do parágrafo acima, tem poder de barganha para negociar com os clientes. Imagine um cenário em que há diversos fornecedores! Nele, quem oferece condições menos favoráveis corre o risco de perder o cliente, afinal, há a rivalidade. 

Agora, imagine que alguém descobriu uma outra forma de produzir, sem a matéria-prima que falamos inicialmente e com uma tecnologia mais avançada. Nesse cenário, os novos entrantes do mercado ameaçam o fornecedor que antes era único. 

4. Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia de gestão amplamente utilizada no mercado. O BSC observa a estratégia e ajuda a definir meios para aplicá-la, alinhando planejamento e operação. As 4 perspectivas do Balanced Scorecard são: 

• finanças;
• cliente;
• processos internos;
• aprendizado e crescimento. 

Quando falamos de finanças, temos o aspecto de ações passadas e seus resultados, além de aliar os objetivos estratégicos às aplicações financeiras. Em clientes, falamos de entrega de valor, pensando em qualidade, custos, prazos e desempenho.

Os processos internos dão suporte para que a entrega de valor aconteça, criando um mapa de execução ideal. Em aprendizado e crescimento entram investimentos, equipamentos, pesquisas, treinamento, desenvolvimento de novos produtos etc.

5. Ciclo PDCA

Assim como o BSC, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão e de qualidade. Como o nome propõe, trata-se de um ciclo com 4 etapas: plan, do, check e act, ou planejar, aplicar, checar e agir. 

A ideia é planejar, colocar o plano em prática, medir os resultados e ajustar a estratégia. Feito isso, começar de novo: ajustar a estratégia, planejar as implementações, colocar o plano em prática, medir os resultados e assim sucessivamente.

6. Matriz BCG

A Matriz BCG é uma ferramenta para gestão de portfólio que ajuda a tomar decisões sobre onde aplicar os recursos. Ela é dividida em quadrantes e classifica os produtos de acordo com sua representatividade no mercado e crescimento. 

Um produto de participação relativa baixa e crescimento baixo é considerado um abacaxi. Esse tipo de produto, geralmente, está condenado e, se não passar por intervenções, provavelmente deve ser descontinuado.

Nesse caso, a análise indica não aplicar recursos em um produto que não traz vantagens. As outras categorias são:

• estrela — produtos com alta participação de mercado e alto crescimento;
• criança — produto com baixa participação de mercado e alto crescimento;
• vaca leiteira — produto com pouco crescimento e alta participação de mercado.

A ideia é sempre ter produtos que são vacas leiteiras para darem suporte à produção e comercialização de produtos estrelas (que trazem mais lucro). Além disso, os produtos em questionamento (crianças) devem ser acompanhados de perto para não se tornarem abacaxis. 

7. 5W2H

O 5W2H é um método que funciona como um checklist. Os 5 w são de who, what, where, when e why, enquanto os 2 w são de how e how much.

Então, nessa ferramenta, você faz a administração de tarefas definindo quem deve executar o quê, onde, quando e por qual motivo, além de dizer como e quanto isso vai custar.

8. Sistema de gestão integrada

Não poderíamos falar sobre ferramentas de gestão sem falar de tecnologia! O sistema de gestão integrada é a melhor escolha para as empresas, pois possibilita otimizar as atividades das áreas e ter dados que geram informações precisas. 

A maioria dos sistemas também automatiza relatórios operacionais, financeiros etc., auxiliando na gestão de estoque, entre outros pontos. A dica de ouro é ter um sistema próprio, feito com base nas demandas específicas da organização. 

9. Ferramentas de gestão da qualidade

Por fim, mas não menos importante, temos as ferramentas de gestão da qualidade.

Diferentes métodos podem ser usados em diferentes momentos da estratégia, mas é fundamental contar com alguns indicadores para analisar os melhores caminhos e tomar decisões que agregam valor para os clientes. 

Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto, ou regra 80/20, diz que 80% dos resultados são provenientes de 20% das ações. A ideia é focar no que realmente importa, identificando quais são as ações mais importantes dentro de um aspecto específico, eliminando excessos e otimizando recursos. 

Net Promoter Score (NPS)

O Net Promoter Score serve para medir a lealdade dos clientes à marca, indicando o grau de satisfação deles com a empresa. O NPS é uma ferramenta de gestão de simples aplicação que apoia o aprimoramento constante e a entrega de excelência. 

A Odontoclinic tem uma equipe de experts em administração, por isso conseguimos replicar o sucesso da marca para uma rede de mais de 250 franqueados em todo o Brasil. Quer aprender com a gente? Preencha aqui embaixo e assine a nossa newsletter!