Gestão de consultórios e clínicas: guia do profissional de saúde

Ter sucesso na área de saúde exige mais que os conhecimentos técnicos. No caso de ter o próprio espaço de atendimento, é fundamental reconhecer o papel da gestão de consultórios e clínicas — e como aplicá-la. Afinal, esse conjunto de ações e processos permite explorar o que o setor tem para oferecer de melhor. Inclusive, é uma maneira de ter mais pacientes, de manter as contas em dia e de garantir que tudo funcione conforme o esperado.

No entanto, não se trata de algo traçado em linha reta. Em vez disso, há várias ramificações, cuidados específicos com setores e necessidade de atenção em alguns pontos. Assim, dá para entender qual é o melhor modo de agir.

Para que você não tenha dúvidas sobre como proceder nesse sentido, preparamos um guia completo sobre essa etapa. Confira!

A gestão de consultórios e clínicas

O gerenciamento envolve todas as técnicas, os conhecimentos e as práticas voltadas para o controle da clínica e de seus processos. É por meio dessa atuação que é possível identificar problemas e corrigi-los, bem como reconhecer oportunidades para aproveitá-las.

A gestão realizada do modo correto permite que o negócio atue no mercado de maneira otimizada, com as melhores chances de alcançar o êxito. É por isso que ela é aplicada desde o processo de montagem até o atendimento aos pacientes. Para tanto, há algumas etapas ou questões que são especialmente trabalhadas. A seguir, conheça quais são esses aspectos!

Planejamento

Antes de realizar qualquer ação ou de colocar uma medida em prática, é preciso refletir sobre ela para aumentar as chances de sucesso. É por isso que uma boa gestão de consultórios e clínicas se baseia em um planejamento robusto.

Nessa etapa, são definidas algumas questões, como as expectativas de crescimento, os investimentos desejados e as projeções em diversos cenários (otimista, realista e pessimista). Ela também envolve metas, que devem ser acompanhadas e que indicam o crescimento.

Graças a essa ferramenta, é possível ter uma visão clara do que fazer e de como obter os melhores resultados em cada passo.

Organização

A gestão também exige uma boa dose de organização. É preciso cuidar das diversas áreas de uma clínica com atenção individual às necessidades de cada ponto. Afinal, a gestão das finanças não é igual ao controle de estoque ou ao acompanhamento da agenda, por exemplo.

É por isso que é fundamental estabelecer critérios e dividir o negócio em setores. A partir disso, fica mais fácil reconhecer quais são as demandas de cada ponto e como elas devem ser atendidas.

Utilização de recursos

Para isso, é preciso que o gerenciamento aproveite os recursos da forma ideal. Isso não tem a ver apenas com o dinheiro e ainda inclui questões como os recursos humanos (como os colaboradores), o tempo, as oportunidades representadas pelos pacientes, e assim por diante.

É indispensável que a gestão saiba como utilizar e distribuir os recursos corretamente, em busca do melhor funcionamento. Assim, é possível garantir uma atuação muito mais eficaz e que atende às necessidades reais.

Tomada de decisão

Não menos importante, a gestão de consultórios e clínicas envolve a tomada de uma série de decisões. Além da própria distribuição e aplicação de recursos, é preciso saber o que fazer diante de imprevistos, por exemplo.

Também é crucial reconhecer qual é o momento de colocar um plano em prática ou quando é preciso recuar para garantir mais segurança. O gestor deve ter, inclusive, a capacidade de lidar sob pressão.

Para reduzir os riscos de erros e melhorar a efetividade, é interessante que a tomada de decisão seja baseada em informações concretas. Com o uso de dados reais e análises variadas, é mais fácil entender qual é o caminho a seguir.

A importância de uma boa gestão

Acertar na gestão de consultórios e clínicas é um dos ingredientes para o sucesso. Assim como um barco precisa ser bem conduzido — inclusive, em situações desfavoráveis —, a clínica requer uma liderança atuante e preparada. É por isso que saber como agir e em quais pontos atuar faz tanta diferença.

Para se convencer de vez sobre a relevância dessa atividade, veja quais são alguns dos maiores benefícios de uma boa gestão.

Aproveitamento de oportunidades

O gerenciamento não lida apenas com as situações do presente ou do passado. Ele também envolve questões relacionadas ao futuro e à visão do negócio. É por isso que a gestão é tão importante para identificar as oportunidades de crescimento ou de diferenciação, por exemplo. Com as decisões certas, é possível construir as bases necessárias para se desenvolver, captar mais pacientes e obter mais lucros.

Além disso, é uma proposta que tem tudo a ver com evitar ameaças e superar desafios. Em uma situação complexa ou pouco favorável, é a atuação da gestão que faz a diferença. Portanto, uma abordagem correta é crucial para vencer momentos difíceis com maior tranquilidade.

Aumento de segurança no mercado

Já que a gestão tem um impacto tão grande na superação de desafios, faz sentido que esse seja um caminho rumo à segurança no mercado. Afinal, o gerenciamento é um dos grandes destaques para vencer os concorrentes. Com isso, há uma atração maior de pacientes e a conquista de bons resultados.

Também se trata de um ingrediente fundamental para melhorar a robustez e o preparo contra situações difíceis. Somar isso ao aumento de competitividade diminui os riscos gerais de atuação. Como consequência, há muito mais segurança e chances de se manter relevante.

Diferenciação do negócio

Como a gestão de consultórios e clínicas potencializa a atuação contra os concorrentes, é possível alcançar um destaque no mercado da saúde. Fica mais fácil atrair a atenção dos pacientes em potencial e, com isso, gerar resultados melhores.

Também é um meio de ocupar um posicionamento único e de transparecer profissionalismo, em todos os sentidos. Isso diminui o peso da concorrência sobre a sua atuação e aumenta as chances de a marca ser lembrada pelo público.

O conhecimento sobre seu paciente

Entender quem é o público-alvo da clínica é essencial para que a gestão se torne muito mais efetiva e funcional. Pensando nisso, conhecer o paciente faz toda a diferença para conquistar resultados melhores e alinhados com o planejamento.

Para não ter dúvidas sobre o que fazer, descubra como ter bastante conhecimento sobre o paciente e como usar isso a seu favor!

Estudo sobre o público

Avaliar as características do público é um bom começo para entender como agir. A ideia é identificar quais são as principais qualidades, quais são as expectativas e quais são as necessidades das pessoas.

Se você já tiver pacientes, é interessante reconhecer algumas informações, como idade média, sexo, faixa de renda e problemas de saúde. Tudo isso ajuda a formatar o modelo de atuação e a direcionar o gerenciamento para fazer escolhas melhores.

Pesquisa de mercado

Outro bom jeito de saber o que o público espera é por meio do questionamento direto. Dessa forma, é possível entender qual é a visão das pessoas, o que mais precisam e o que esperam do seu atendimento.

Vale fazer um levantamento físico e digital em torno da clínica, dos serviços prestados e das demandas. Assim, é possível ter uma visão clara sobre quais são os pontos mais importantes e que merecem foco em seu gerenciamento. Desse modo, fica fácil atuar de maneira estratégica.

Avaliação da concorrência

Ficar de olho na concorrência é outra forma de conhecer melhor o seu público. Afinal, entender o que esperam os pacientes de outras clínicas ajuda a ter uma ideia de qual deve ser o seu foco de atuação.

Confira, por exemplo, quem é o público preferencial dos concorrentes e quais são os serviços prestados. Avalie os pontos fortes e os pontos fracos e entenda quais são as oportunidades que surgem disso.

Usar esse conhecimento com base na experiência de outros negócios otimiza os recursos e melhora a tomada de decisão. Na prática, é uma ótima maneira de fazer com que a sua atuação seja mais funcional.

O que fazer para iniciar a gestão

Dar o pontapé no gerenciamento da clínica é essencial para aproveitar todos os seus aspectos positivos. A ideia é sempre realizar um processo estruturado e amparado em informações sólidas para a tomada de decisão. Nesse sentido, algumas etapas são indispensáveis. Veja quais são!

Mapeamento dos processos

Mapear os processos significa identificar todos os pontos essenciais para o funcionamento da clínica odontológica. Mais que apenas pensar nos procedimentos com o paciente, há várias outras questões, como:

• marcação de consultas conforme disponibilidade de agenda;
• confirmação de presença dos pacientes;
• encaixes para atendimento de urgência;
• preparação do ambiente antes e depois de receber o paciente;
• realização dos procedimentos odontológicos adequados;
• captação de informações pessoais e de contato do paciente;
• registro do pagamento e acompanhamento das finanças;
• gerenciamento do estoque e das compras com fornecedores, e assim por diante.

Ao entender quais são os processos e como eles se relacionam, é mais fácil identificar como eles podem ser otimizados e o que devem entregar.

Treinamento de pessoal

A gestão de consultórios e clínicas também depende de um bom treinamento das pessoas envolvidas. É preciso que a recepcionista seja treinada para utilizar o sistema e executar os processos conforme as necessidades, por exemplo.

O auxiliar de saúde bucal, por sua vez, precisa de capacitação em termos operacionais e técnicos para a realização de procedimentos. Ainda há outros colaboradores, desde a limpeza à contabilidade. Para que o gerenciamento seja efetivo, todos devem estar preparados.

O treinamento deve incluir principalmente as boas práticas de atendimento ao cliente. Esse contato faz toda a diferença e deve ser o melhor possível para entregar uma boa experiência para os pacientes.

Otimização da comunicação interna

Além de ter profissionais capacitados para suas funções, é indispensável que haja integração na atuação entre eles. Isso significa que é preciso contar com uma comunicação interna reforçada e que tenha as melhores características.

Vale a pena utilizar canais de comunicação para passar informes e apresentar necessidades para o time, por exemplo. Também é importante contar com ferramentas que permitam dar e receber feedback dos colaboradores e que eles possam trocar informações relevantes.

A otimização da gestão de clínicas

Ainda que o gerenciamento esteja funcionando em determinado momento, é indispensável investir na melhoria contínua. É por meio da otimização que dá para garantir uma atuação cada vez mais relevante e capaz de atender às necessidades dos pacientes.

Para aproveitar ao máximo os recursos e conquistar a melhor performance, veja como otimizar a gestão de consultórios e clínicas!

Uso de softwares e tecnologias

A entrada de tecnologia é muito bem-vinda por ser um recurso que ajuda a tornar tudo mais eficiente e funcional. No entanto, é preciso ter critério para selecionar corretamente quais são os elementos adequados.

O uso de softwares é altamente indicado, já que eles facilitam a rotina da clínica e auxiliam a garantir resultados melhores. Eles servem para automatizar diversas etapas de gestão, além de serem úteis para integrar atividades e informações.

Outros recursos tecnológicos envolvem dispositivos inteligentes e até equipamentos modernos. Assim, é possível obter as facilidades associadas à melhoria de performance.

Delegação de tarefas

Outro passo importante para otimizar a gestão de consultórios e clínicas envolve a delegação de tarefas. É fundamental que cada colaborador saiba quais são as suas responsabilidades e mesmo quais são as expectativas em relação ao seu rendimento.

Dessa maneira, é possível garantir uma atuação mais eficiente e que melhora continuamente os resultados da clínica. Principalmente, é um jeito de alinhar a atuação para aproveitar os recursos.

Acompanhamento das métricas

Além de tudo, o gerenciamento deve ser feito com base em informações concretas — e o melhor jeito de fazer isso é por meio dos dados. Então, defina indicadores-chave de performance (KPI) e acompanhe esses índices para entender o que pode ser otimizado.

Conferir o volume de pessoas atendidas na semana, por exemplo, pode dar a indicação de que toda a capacidade não tem sido aproveitada. Nesse sentido, é possível implementar medidas para reverter a situação e melhorar o gerenciamento geral.

O acompanhamento de métricas deve ser constante e consistente. Assim, dá para verificar a evolução e encontrar onde estão as principais oportunidades de melhoria.

A parte física da clínica

Um bom gerenciamento inclui, ainda, a questão física. Para que a clínica seja de sucesso, deve apresentar características específicas, o que exige escolhas sobre a melhor forma de atuar.

A seguir, entenda como definir corretamente a questão da estrutura física e veja como ela influencia a gestão de consultórios e clínicas.

Escolha da localização

Acertar na escolha do local é indispensável para atrair o maior número possível de interessados. Então, vale a pena selecionar uma localização que seja relativamente central e, principalmente, que seja de fácil acesso. Estar perto de um grande fluxo de pessoas aumenta o alcance da marca e garante que mais pessoas demonstrem interesse em marcar uma consulta, por exemplo.

Também é necessário que a localização apresente a infraestrutura adequada. Oferecer estacionamento, recursos de acessibilidade e um espaço confortável são pontos cruciais para criar uma boa experiência.

No caso de abrir uma franquia, essa decisão é mais simples. Com o apoio da franqueadora, há uma análise completa dos locais para que seja possível selecionar a melhor opção. Assim, você terá toda a ajuda para acertar.

Cuidado com a higienização

Na área de saúde, é fundamental ter atenção às normas sanitárias e às regras de higienização. Além de garantir a total regularidade (inclusive, em caso de fiscalização), é algo essencial para a segurança dos pacientes.

O uso de certos materiais descartáveis, como luvas, agulhas e protetores, é um ponto indispensável nessa questão. Também vale pensar na esterilização de componentes, como instrumentos metálicos.

Não menos importante, toda a clínica deve ser devidamente limpa. Tanto o local de atendimento quanto a recepção devem ser higienizados de acordo com as boas práticas, em busca de melhores resultados.

Atenção à recepção

A gestão de consultórios e clínicas também deve focar para que a recepção tenha características indispensáveis. Além de ser limpa, deve ter uma boa apresentação e priorizar a organização.

O espaço ocupado pela recepcionista deve ser arrumado e favorecer processos, como o cadastro de pacientes, a busca de prontuários e o recebimento dos pagamentos. Também é importante que todo o local seja confortável, contendo espaço para sentar e sendo climatizado.

Novamente, ter uma franquia ajuda a formatar o lugar corretamente. Graças à padronização, é possível ter a recepção perfeita para estabelecer o primeiro contato com os pacientes.

Elaboração da decoração

A decoração da clínica é mais um aspecto físico que merece atenção. É preciso que ela esteja alinhada com a identidade visual da marca, pois isso ajuda a garantir boa experiência e permite consolidar uma atuação interessante.

Em geral, espaços neutros atendem melhor à proposta e é preciso evitar a sobrecarga de informações. Além disso, a decoração escolhida deve ser funcional para o cotidiano.

As franquias também têm essa questão padronizada, então tornar-se franqueado permite ter menos uma preocupação nesse sentido.

A gestão financeira

O cuidado com as finanças está entre as tarefas mais importantes da gestão de consultórios e clínicas. É necessário cuidar dessa etapa para ter os recursos exigidos para a execução de tarefas. Inclusive, isso tem a ver com o sucesso e com a consolidação no mercado.

Ainda que softwares ajudem a realizar o processo, é crucial conhecer os fundamentos dessa fase. Por isso, veja como dar atenção às finanças da clínica!

Controle de gastos

Ter visibilidade sobre as despesas é crucial para entender onde estão os principais gargalos e quais são as maiores saídas. Para tanto, o recomendado é realizar um controle efetivo quanto aos gastos.

Uma das formas mais eficientes de fazer isso é por meio do fluxo de caixa. Essa ferramenta é responsável por registrar todas as entradas e saídas financeiras, em cada período. Aproveite e realize a devida identificação das movimentações, pois isso ajuda a analisar onde estão os maiores gastos.

Também há como realizar o fluxo de caixa projetado. Nessa modalidade, estão incluídas as contas a pagar e a receber. Assim, é possível ter uma ideia do comportamento financeiro ao longo do tempo.

Capital de giro

A gestão de consultórios e clínicas também envolve a manutenção do capital de giro. Esse montante corresponde ao valor exigido para manter as operações, mesmo diante da falta de faturamento. Trata-se, portanto, de algo essencial para a segurança e sobrevivência da clínica.

Geralmente, a necessidade de capital de giro é calculada pela diferença entre ativos circulantes (contas a receber e estoque, por exemplo) e passivos circulantes (contas a pagar). Assim, é fundamental ter esse valor disponível para poder operar com muito mais segurança.

Reserva de emergência

Paralelamente, a gestão de consultórios e clínicas também deve incluir uma atenção extra com a reserva de emergência. O próprio nome releva que esse montante serve para cobrir possíveis imprevistos e emergências na atuação da clínica.

O valor é variável e pode incluir algo como o suficiente para se manter de um a três meses, além do capital de giro. A melhor forma de construí-lo é por meio do lucro apurado, em que parte dele é destinada para a reserva. Depois que o valor é alcançado, basta mantê-lo em níveis adequados.

Assim, quando a clínica precisa de um reparo ou de um novo equipamento, por exemplo, é possível utilizar esse valor.

Aumento da lucratividade

Uma boa gestão financeira também inclui um cuidado em relação à lucratividade. Como o lucro é dado pela diferença entre ganhos e gastos, uma das formas de aumentá-lo é ao reduzir as despesas.

O mapeamento obtido pelo controle de gastos é essencial para essa tarefa. No entanto, é preciso tomar cuidado para não comprometer a qualidade ao diminuir os custos. O ideal é buscar meios de evitar desperdícios, pois o impacto será melhor.

O outro elemento ligado ao lucro tem a ver com o faturamento. Buscar mais pacientes ou mesmo a realização de certos procedimentos é o caminho ideal. Ganhando mais e gastando menos, a clínica tem o que precisa para se consolidar de maneira positiva.

A gestão de consultórios e clínicas deve ser feita com critério, com informações sólidas e seguindo as boas práticas. Desse modo, sua atuação se tornará muito mais efetiva e capaz de entregar ótimos resultados.

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