Todas as práticas de gestão de consultório para você seguir!

Conheça as práticas de gestão de consultório mais certeiras para que seu empreendimento siga crescendo!

Você já parou para pensar na quantidade de dentistas que o Brasil tem? O Conselho Federal de Odontologia (CFO) contabiliza mais de 330 mil especialistas em todo o território — e, a cada ano, 15 mil novos chegam com diploma na mão, prontos para atuar.

Olhando para esses dados, a pergunta que fica é: como se diferenciar com tanta gente apta para atuar na área de saúde bucal, especialmente nos grandes centros urbanos, onde a concentração de dentistas é maior em relação a cidades de pequeno e médio portes.

Essa questão preocupa, já que o aumento da concorrência pode comprometer os seus ganhos, trazendo instabilidade financeira e fazendo com que você tenha que trabalhar mais para elevar o rendimento.

Para não chegar nessa condição, estamos falando mais especificamente de práticas de gestão de consultório que podem tornar sua operação mais otimizada e rentável, conforme mostraremos nesse artigo.

Práticas de gestão no consultório: por que dar atenção a isso?

O cenário de retração econômica no Brasil faz o ciclo de vida dos negócios ficar mais curto. O dado mais recente da pesquisa Demografia das Empresas, de autoria do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), aponta que seis a cada dez empresas não sobrevivem após cinco anos de atividade.

Obviamente, há várias causas que levam um negócio a fechar as portas, mas a ausência de práticas de gestão financeira, planejamento e adequação de processos eficazes fazem uma mistura que pode ser letal para qualquer empresa (sobretudo para aquelas que estão dando seus primeiros passos).

Trazendo isso para a realidade dos consultórios odontológicos, é comum você ter ótimos especialistas que não apresentam conhecimento apurado na prática de gestão. E aí fica difícil manter a rentabilidade alta, certo?

Separamos algumas recomendações para você virar o jogo e colher os bons resultados que uma administração eficiente pode trazer para sua vida e para a sua empresa!

As melhores práticas de gestão no consultório odontológico

O primeiro passo para quem deseja colocar o trem nos trilhos é olhar os principais processos que fazem sua operação se movimentar. Até porque, é nos procedimentos mais simples que pode haver desperdícios e a falta de atenção nesse aspecto pode custar caro.

Veja alguns exemplos de práticas de gestão de consultório que podem ajudar você a analisar criticamente como está hoje o seu negócio.

Compra de insumos

Organizar o processo de compra de produtos e demais insumos utilizados no consultório pode evitar desperdício de materiais ou até mesmo a perda por prazo de validade. Além disso, a durabilidade de algumas substâncias é menor para alguns produtos. Tudo isso pode interferir no seu rendimento e na eficácia do seu atendimento.

Agendamento de consultas

O processo de agendar consultas, se não for bem estabelecido, pode gerar confusão e fazer você perder pacientes. Para não ficar com a agenda livre, estabeleça meios de confirmação de consultas e regras claras para orientar sobre remarcação ou faltas em consultas.

Gestão de documentos

Deve-se tomar cuidado no armazenamento de informações sobre os pacientes. Além de serem sigilosas, a falta de organização pode levar a perda de informações importantes como evolução do tratamento e custos envolvidos.

É importante estabelecer uma rotina frequente de análise desses processos para identificar problemas e realizar melhorias, a fim de tornar o atendimento diferenciado e satisfatório.

Dependendo do processo, pode haver uma revisão semestral ou mesmo bimestral, para garantir que as falhas percebidas se tornem aprendizados para você e sua equipe (caso tenha mais gente atuando na sua clínica).

Software odontológico

Outra prática de gestão que pode representar uma economia para você é investir em meios de informatizar esses processos por meio de softwares odontológicos. Há softwares gratuitos (e também soluções pagas) capazes de melhorar sua rotina, tornando-a mais segurae sem a necessidade de ter muito espaço para armazenar papéis e mais papéis.

Veja como processos repetitivos podem ser resolvidos de modo mais simplificado com a adoção de sistemas tecnológicos, especializados na gestão de clínicas odontológicas:

Confirmação de consulta

Seu assistente (ou você mesmo) liga para cada um dos pacientes da agenda do dia seguinte? Há ferramentas que enviam lembretes por SMS ou e-mail, facilitando essa etapa de confirmação de agendamento.

Organização de prontuários e de contato com pacientes

Um sistema pode trazer em uma única tela os dados de atendimento. E é possível relacionar o tratamento ao valor gasto em cada um deles. O mesmo se aplica às informações de contato do paciente, que não precisam mais ficar em agendas de papel ou planilhas de Excel, por exemplo.

Gestão financeira eficiente

Especialistas em gestão recomendam a implantação de fluxo de caixa, ou seja, entender previamente o montante que é recolhido e gasto por um tempo delimitado.

Além disso, é fundamental saber os valores que serão recebidos (entradas) e pagamentos realizados (saídas). Ter esses dados numa planilha bem organizada ou sistema tecnológico específico permite calcular o saldo.

Com esses dados em mãos, você ganha autonomia para entender o período certo de investir em novos equipamentos ou mesmo na reforma da sala de espera, por exemplo.

Todos esses conhecimentos são básicos e necessários para um profissional que deseja tocar o próprio negócio com liquidez e não quer entrar nas estatísticas que mencionamos acima: de fechar as portas com até cinco anos de operação.

Quais devem ser os pontos de atenção para garantir o sucesso?

Junto a boas práticas de gestão de consultório, também é necessário levar alguns pontos em consideração, especialmente na hora de investir em sua franquia odontológica. São coisas simples, mas que fazem uma grande diferença em seu resultado final.

Veja aqui alguns dos principais exemplos.

Escolha um bom ponto comercial

Antes de pensar em qualquer outro aspecto do seu consultório, é importante avaliar qual será seu ponto comercial. Ou seja, o local onde você vai efetivamente atuar. E há muitas coisas que devem ser levadas em conta apenas nessa decisão, as quais terão um grande impacto em suas chances de sucesso.

É preciso considerar a acessibilidade do local para o público, a infraestrutura oferecida, possibilidades de expansão e também o custo-benefício que ele oferece. Depois de avaliar esses fatores, você poderá apontar quais pontos comerciais são mais promissores para seu novo negócio.

Tenha uma estratégia de marketing bem elaborada

Seja para criar um consultório próprio ou investir em uma franquia, é indispensável pensar em um bom plano de divulgação e marketing. Entre os benefícios da franquia odontológica, você terá o apoio de uma marca já consolidada, o que poupa bastante trabalho. Porém, a divulgação local, que direciona o público para sua unidade, ainda precisa ser feita por você.

É importante que você tenha uma boa presença nas redondezas, com um letreiro que facilite encontrar seu consultório. Estar presente nas redes sociais também é necessário, pois é a melhor plataforma para desenvolver e manter o engajamento do seu público.

Faça pesquisas com seus clientes

Outra tarefa que você deve manter em mente é a sua pesquisa de opinião e o feedback do público. À medida que novos clientes chegam, você precisa ficar atento ao seu índice de satisfação, ao seu grupo demográfico e às suas sugestões, de modo que seu consultório continue se adaptando para melhorar o atendimento e a qualidade do serviço.

O ideal é aplicar uma pesquisa desse tipo no final de cada atendimento ou tratamento. Dessa forma, você garante uma informação imediata. Além disso, é importante ter sempre um canal aberto para feedback, seja por meio da internet ou dentro do próprio consultório.

Torne a inovação parte do seu negócio

Tenha em mente que, para continuar se destacando dos concorrentes, você precisa acompanhar as inovações no setor. Tratamentos, ferramentas, tecnologias, entre outros itens, têm um grande impacto na qualidade do serviço e na construção de um diferencial competitivo.

O setor da odontologia precisa acompanhar as inovações que tornam o trabalho mais eficiente. Assim, seus métodos de atendimento, sua organização, seu marketing, tudo pode ser aprimorado com a introdução de novas tecnologias e metodologias.

Agora que você conhece algumas boas práticas de gestão de consultório, é hora de adotá-las em seu negócio para melhorar seu desempenho. Além de ter a coragem de empreender, você também precisa de um bom planejamento e disciplina para fazer tudo funcionar.

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