Fluxo de caixa: entenda sua importância e como montar o seu

Durante a graduação, você aprendeu sobre diferentes áreas da Odontologia. Entre elas estão: anatomofisiologia, anestesiologia, bioquímica, atenção em saúde bucal coletiva, cirurgia e clínica multidisciplinar. Mas a grade curricular dificilmente prepara os estudantes para se tornarem empreendedores. Um exemplo disso é a falta de informação sobre fluxo de caixa.

Se você pensar sobre a sua formação, é provável que perceba que esse conteúdo nem foi estudado. Em alguns casos, ele pode ter sido citado, mas rapidamente. Por quê? Primeiro, porque o foco da graduação é outro. Em segundo lugar, há uma espécie de lacuna nessa área que ainda precisa ser trabalhada no Ensino Superior.

Até mesmo porque essa falta de orientação para o empreendedorismo faz muitos profissionais perderem boas oportunidades. Como mudar esse cenário? De que forma conseguir ganhar mais? É preciso estabelecer uma gestão estratégica da sua clínica odontológica, que passe por um fluxo de caixa rigoroso e bem estruturado.

Se você tem dúvidas de como alcançar esse patamar, é só ler este artigo. Aqui, mostraremos o que você pode fazer para controlar o seu negócio e alavancar o seu sucesso. Confira!

Afinal, o que é fluxo de caixa?

Para começar, precisamos entender o conceito. Fluxo de caixa é o registro de movimentações financeiras da sua empresa. Nessa ferramenta, ficam anotadas todas as entradas e as saídas de dinheiro, ou seja, tudo que for recebido e gasto. Assim, você sabe se há lucro ou prejuízo, identifica dificuldades e evita desperdícios.

Por exemplo, ao fazer as anotações, é possível descobrir que determinado insumo tem um gasto maior do que o esperado para o período. O ideal é comparar os procedimentos realizados com o total de itens dessa categoria que foram utilizados. Se os números forem desiguais, faça uma investigação para identificar a fonte de desperdício.

Por outro lado, você pode descobrir que os produtos de limpeza estão sendo bem aproveitados. Com isso, há economia no total desembolsado por mês. Perceba que os dois exemplos abrangem itens fundamentais para uma clínica odontológica: insumos e materiais desinfetantes. No entanto, os resultados apresentam realidades diferentes.

Mais do que isso, o fluxo de caixa é uma ferramenta estratégica do financeiro. Por meio dela, você sabe qual é a situação da sua clínica. Ou seja, se há lucro ou prejuízo, ou está no “zero a zero”. Ao mesmo tempo, faz projeções para os próximos períodos.

Como consequência, remaneja datas de pagamentos e recebimentos, e negocia com fornecedores para evitar que as contas do negócio fiquem no vermelho. Em outras palavras, você tem os subsídios necessários para tomar decisões acertadas.

Qual é a importância de fazer o fluxo de caixa na clínica odontológica?

Da mesma forma que outras empresas, as clínicas odontológicas precisam ser bem gerenciadas. Essa é a chave para alcançar o sucesso, inclusive em períodos de crise. O motivo para essa informação é simples: somente por meio dos dados se torna possível entender o contexto em que sua empresa está inserida e melhorá-lo.

O problema é que, em boa parte das vezes, a gestão é feita à revelia. As decisões são tomadas com base no “achismo” ou até mesmo em dados desatualizados. Em um cenário promissor e de crescimento, essa realidade ainda é complicada, mas pode passar despercebida. Em um momento de crise, pode ser o que faltava para fechar as portas.

Por isso, um estudo realizado pelo Sebrae apontou que 24,4% dos pequenos negócios entram em falência em menos de dois anos de existência. O índice atinge 50%, se forem considerados até quatro anos.

No caso das franquias, o resultado é melhor. Como a gestão é embasada em um modelo já testado e aprovado no mercado, as taxas de sucesso são mais altas. Tanto é que apenas 3% das empresas dessa categoria fecham em até dois anos.

Apesar de não ser específico sobre as clínicas odontológicas, os dados mostram a importância de realizar uma gestão financeira eficiente. Isso significa ter um fluxo de caixa atualizado e que considere os planejamentos de curto e de longo prazos.

Além disso, o controle da movimentação de recursos financeiros deve contemplar os valores disponíveis, o plano de negócios e o planejamento estratégico. Ainda precisa estar alinhado à gestão de saúde da clínica.

Desse modo, em vez de olhar apenas para o preço, você também foca a qualidade. A consequência é um atendimento que beneficia o paciente e conta com os melhores recursos, sem deixar de lado o quesito financeiro.

Ao atingir esse nível no controle da movimentação de dinheiro, vários benefícios surgem para o seu negócio. Veja alguns deles.

Organização da gestão financeira

Para começar, é importante saber que sem fluxo de caixa não há gestão financeira. Esse instrumento é o principal responsável pelo controle do dinheiro e das contas a pagar e a receber. Portanto, é a partir dele que você:

• identifica o status atual do seu negócio, a partir dos dados corretos;
• evita gastos desnecessários, ao saber quais são os custos e as despesas mensais, os valores em desacordo e os principais gargalos. Com essas informações, toma decisões acertadas para investir em sua clínica;
• antecipa a necessidade de aumentar os ganhos. Ao identificar um desequilíbrio de caixa — havendo mais contas a pagar do que a receber —, renegocia com os fornecedores ou aumenta o número de consultas realizadas para evitar atrasos;
• cumpre todas as suas obrigações em dia, até mesmo em períodos de baixo movimento. Isso porque você terá recursos armazenados para períodos de dificuldade. Ou seja, terá capital de giro para quitar as contas desse período.

Alinhamento de processos e pagamentos

Por ser um negócio com características próprias, as clínicas odontológicas precisam ser gerenciadas de outra maneira. Diferentemente de uma loja, por exemplo, há diversos processos internos complexos. Todos precisam ser administrados para que o resultado seja o melhor possível.

Aqui, é importante lembrar dos pagamentos dos pacientes. Uma parte pagará na hora, enquanto outra usará o convênio odontológico. Esses valores sempre devem ser inseridos como entrada, mas o fluxo de caixa deverá prever o momento em que o dinheiro definitivamente entrará e estará disponível na sua conta.

Ainda é necessário considerar os pagamentos feitos de forma parcelada. Muitos procedimentos odontológicos são caros e, por isso, quitados no cartão de crédito em algumas parcelas. Sem ter essa visão clara, será mais difícil tomar decisões e garantir a continuidade do negócio.

Controle de despesas

Com a rotina corrida, pode ser difícil anotar tudo o que foi gasto ou recebido durante o dia. No entanto, definir exatamente as despesas de determinado período é a única maneira confiável de conhecer cada tipo de gasto da sua clínica. Aqui, você também identifica:

• quanto cada profissional despende;
• quais categorias representam o maior gasto;
• onde é preciso economizar mais.

Lembre-se de que é pelo controle de despesas que você garante maior margem de lucro na sua clínica. Isso significa que sobra mais dinheiro para ser revertido em investimentos. Por exemplo, é possível comprar equipamentos melhores ou contratar mais pessoas para aumentar seus ganhos, sem elevar a quantidade de trabalho por pessoa.

Controle de estoque

Para garantir o uso adequado de materiais e insumos, o controle dos recursos financeiros precisa ter o monitoramento do estoque como aliado. Os materiais que estão no inventário devem ser registrados para haver clareza de tudo que há guardado e a data de validade de cada um dos itens.

Mais que isso, é importante realizar um fluxo de entrada e saída de mercadorias. Essa regra serve para evitar:

• o volume excessivo de itens em estoque, que representam capital parado;
• a interrupção da realização de algum procedimento devido à falta do insumo necessário.

O cuidado com os dois cenários é inevitável. Assim, você aproveita as oportunidades e diminui ao máximo os desperdícios.

Como montar um fluxo de caixa eficiente?

Chegamos à parte prática! Até aqui, vimos a importância de gerenciar as finanças e ter um fluxo de caixa bem elaborado. No entanto, é preciso saber como estruturá-lo. Pouco adianta, por exemplo, anotar os dados em uma folha de papel. É possível que ela se perca e que as informações fiquem desatualizadas.

O que fazer? Existem algumas boas práticas que ajudam a alcançar o resultado esperado. A seguir, listamos as principais. Acompanhe!

Reúna a documentação necessária

Inicie o fluxo de caixa reunindo todas as informações da sua clínica odontológica. Verifique o saldo disponível na conta bancária do seu negócio e a quantia do caixa. Em seguida, faça um levantamento do que tem a receber dos pacientes e dos valores a serem pagos todos os meses.

Nesse momento, é importante catalogar os dados. A ideia é separá-las por categorias, a fim de saber como o dinheiro entra e sai da sua clínica. Ao fazer isso, você identifica as áreas que consomem mais recursos e as que geram mais receitas.

Dentro desse contexto, é preciso entender o que são gastos e ganhos. Os primeiros são os valores que saem da sua clínica. Entre eles estão as seguintes categorias:

• manutenção: estão enquadrados aluguel, água, luz, internet, produtos de escritório, telefone, material de limpeza e mais;
• pessoal: benefícios de colaboradores, salários, comissões, cursos e treinamentos;
• marketing: elaboração de folders, realização de campanhas nas redes sociais etc.;
• atendimento: equipamentos odontológicos, material protético e odontológico, impostos e mais;
• outras saídas: tudo aquilo que não se encaixa em nenhuma das classificações anteriores.

Perceba que os gastos representam as saídas. De modo geral, elas fazem parte de três grupos:

• despesas operacionais: os gastos administrativos da clínica odontológica, como conta de telefone, pagamento de salários, aluguel e mais;
• fornecedores: cujos valores devem ser anotados com sua respectiva descrição;
• outras saídas: desembolsos que não ocorrem todos os meses. É o caso de um investimento realizado.

Por sua vez, as receitas são os valores recebidos. São derivados dos atendimentos feitos e podem ser divididos em ortodontia e clínica geral. Essas entradas também devem ser registradas todos os dias, a fim de saber como está o nível do caixa da sua empresa.

Tenha em mente que essas categorias são apenas exemplos. Você pode as dividir da maneira que preferir, de acordo com a realidade da sua clínica. O importante é fazer uma categorização que faça sentido, a fim de saber quanto cada área gera de gastos e de lucro para a clínica.

Garanta que todos os recibos sejam guardados da maneira correta para evitar divergência de valores. O ideal é que eles fiquem armazenados em um sistema em nuvem, porque isso evita perdas e a impressão de muitos papéis. Assim, tudo fica mais organizado.

Defina qual regime vai usar

Ser o proprietário de uma clínica exige que você tenha conhecimentos de gestão. Aqui, o foco é entender a diferença entre regime de caixa e de competência. Esses são conceitos básicos da contabilidade e interferem no controle da movimentação do dinheiro. Por isso, explicaremos o que eles significam.

O regime de caixa é aquele em que você insere os dados de receitas, custos e despesas na data de pagamento ou recebimento. Por isso, pouco importa quando o procedimento foi realizado.

Por exemplo, determinado paciente fez um tratamento de canal e pagou em duas vezes, para 30 e 60 dias. No regime de caixa, os valores são anotados no dia que o dinheiro realmente entrar na conta da sua empresa. A mesma regra é válida para pagamentos.

Por outro lado, o regime de competência anota o valor no momento do fato gerador. Ou seja, no exemplo anterior, a anotação do valor total seria feita no dia do tratamento de canal, ainda que o pagamento ocorra depois. Entende a diferença?

Por suas características, o regime de caixa deixa mais claro qual é a previsão para as próximas semanas e os meses seguintes. Por isso, tende a ser mais fácil lidar com ele. De toda maneira, ambos são complementares e podem ser adotados.

Separe suas contas empresariais

Divida os gastos da sua pessoa física e da jurídica. O dinheiro não deve ser misturado, porque fica muito fácil perder o controle. Por isso, mantenha um fluxo de caixa que considere somente gastos e recebimentos da sua clínica. Considere o pró-labore nesse cálculo, isto é, o dinheiro que será repassado como sua remuneração. Ele pode ser fixo ou um percentual do lucro.

Use um aplicativo ou uma planilha

Existem diferentes maneiras de realizar o fluxo de caixa. O recomendado é definir uma ferramenta prática para você. Pode ser uma planilha, livro-caixa, aplicativo para celular ou um software de gestão específico para clínicas odontológicas.

As opções manuais tendem a ser mais difíceis de controlar, porque é preciso ter muita disciplina para anotar todos os valores. Isso significa que as divergências são comuns.

Os aplicativos e os softwares de gestão são otimizados e até integram o financeiro a outras áreas de negócio. Por exemplo, ao emitir uma nota fiscal de determinado procedimento, o sistema registra:

• quanto de material foi utilizado;
• quando as parcelas do pagamento entrarão no caixa;
• quanto você tem de dinheiro hoje.

Ainda é possível controlar compras, orçamento, cobranças, gestão de pessoas e outros setores. Por isso, tende a ser mais indicado usar um sistema especializado.

Faça projeções financeiras

Execute o chamado fluxo de caixa projetado. Basicamente, essa ferramenta é igual à que estamos falando até aqui. A diferença é que ela terá anotados os valores a pagar e a receber dos próximos meses. Assim, é possível fazer previsões para os períodos seguintes.

Por que realizar as projeções? Primeiro, porque você identifica desequilíbrios de caixa e negocia os prazos necessários. Assim, evita ficar com o saldo da sua clínica no vermelho. Mais além, é a chance de prever seus gastos futuros e adiantar outras necessidades. Com isso, guarda o dinheiro necessário para evitar a contratação de empréstimos e financiamentos.

Ao fazer essas projeções, você determina áreas de investimento e pode traçar outras ideias de forma realista. O planejamento é fundamental para alavancar seu negócio e evitar decisões erradas.

Anote todas as transações do financeiro e feche o caixa

É fundamental registrar todas as operações de entrada e saída de dinheiro. Sem isso, os dados serão pouco confiáveis e não trarão o resultado esperado. Ainda é importante fazer o fechamento diário do caixa.

A ideia é conferir os dados e se todos os lançamentos foram devidamente realizados. Caso existam divergências, verifique quais foram e faça as correções necessárias. Para diminuir as diferenças, garanta a realização dos registros durante o dia, entre um atendimento e outro. Esse trabalho é rápido e facilita o fechamento do caixa.

Faça atualizações constantes

Alimente os dados todos os dias, sem deixar que acumulem. Nunca confie na memória, porque isso tende a trazer problemas. No dia a dia, a divergência pode ser pequena, mas ela se torna significativa no final do mês. Por isso, afeta o seu fluxo de caixa e o gerenciamento da sua clínica. Perceba que esse deve ser um hábito. Portanto, pode ser construído com o passar do tempo.

Analise os relatórios

Verifique os resultados obtidos, pelo menos, uma vez por semana. Se puder fazer isso todos os dias, após o fechamento do caixa, é melhor. No entanto, vale a pena tirar um tempo maior para fazer uma avaliação mais profunda. Desse modo, é possível identificar gargalos e áreas que precisam economizar.

Com o passar dos meses, garanta uma análise comparativa para saber como está seu rendimento. Gradualmente, você faz avaliações evolutivas semanais e mensais, que ajudam a tomar decisões mais corretas para a sua gestão financeira.

Quais erros de fluxo de caixa devem ser evitados?

O fluxo de caixa é simples de fazer. Apesar de não ter segredos, existem algumas falhas que costumam ser praticadas por donos de clínicas odontológicas. Esses erros comprometem o seu resultado e trazem prejuízos financeiros. Veja quais são eles para evitá-los.

Esquecer de alimentar os dados

O registro constante de informações deve ocorrer de maneira diária — mais recomendado — ou semanal. Qualquer discrepância precisa ser resolvida na hora, em vez de deixar para depois.

Essa regra é essencial para garantir a confiabilidade das informações e da análise dos relatórios. Assim, fica mais fácil fazer novos planejamentos e traçar planos de ação para solucionar problemas.

Ignorar a categorização dos valores

Os dados de movimentação de dinheiro precisam ser detalhados para saber como sua clínica gasta e o que pode ser economizado. Essa atitude também auxilia o processo de análise e a tomada de decisão.

Registrar valores que não foram recebidos

A situação é bastante comum, porque muitos procedimentos odontológicos são caros e pagos de forma parcelada ou por meio de convênio. Nesse caso, o lançamento deve ocorrer mês a mês.

Isso significa que o regime de competência deve ser ignorado? Na verdade, você pode adotá-lo, como informamos. No entanto, ter a visão do regime de caixa ajuda a evitar informações incorretas sobre o saldo disponível. Caso contrário, é possível achar que existe um determinado montante para investir, mas a quantia ainda está para ser recebida.

Fazer planejamentos irreais

O fluxo de caixa sempre deve considerar a realidade. Previsões muito otimistas e com metas inalcançáveis devem ser deixadas de lado. Da mesma forma, as projeções altamente negativas. Manter o “pé no chão” ajuda a saber qual é a hora certa de fazer determinados investimentos, sem prejudicar os seus resultados.

Registrar os dados em papel

O uso de planilhas, aplicativos ou softwares de gestão é recomendável. No entanto, as anotações em papel são desaconselháveis. Elas apresentam muitas inconsistências e costumam sofrer perdas de informações importantes. A consequência é uma análise irreal.

Como você pôde perceber, o fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável. Caso você tenha um negócio próprio, terá que encontrar a metodologia mais adequada à sua realidade. Por sua vez, ao optar pelas franquias, terá acesso a todo o know-how da franqueadora.

Isso ajuda a realizar ações acertadas, com metodologias testadas e corretas. Da mesma forma, fica mais fácil efetivar uma gestão financeira adequada, que considere os principais aspectos do seu negócio e esteja alinhada ao planejamento estratégico e ao gerenciamento de saúde da sua clínica.

Por isso, descubra como andam as finanças da sua empresa e de que forma é possível otimizar as suas ações. Adote as dicas apresentadas, faça um controle diário e acompanhe as suas contas. O resultado será positivo no curto, médio e longo prazo.

E você, ainda quer ver outras dicas para o seu negócio? Então, confira quais são os pontos de atenção para o dentista na gestão de clínicas odontológicas.