Confira um passo a passo para estruturar o fluxo de caixa da sua franquia!

Entre os instrumentos da gestão financeira de um negócio, o fluxo de caixa é uma das ferramentas mais úteis e que fazem parte da realidade de qualquer empresa, incluindo os empreendimentos atuantes no mercado de franquias. Mas você sabe, realmente, como implementar um fluxo de caixa preciso para o seu dia a dia?

Neste artigo, nós mostramos os passos indispensáveis para que você possa ter um maior controle de suas finanças, a partir da implantação de um fluxo de caixa simples, objetivo e eficiente. Vamos lá?

Afinal, o que é um fluxo de caixa?

Apenas para reforçarmos, o fluxo de caixa nada mais é do que o registro das entradas (vendas, contratações etc.) e saídas (pagamentos de débitos, remuneração de funcionários etc.) de capital do caixa de uma empresa. Além de apontar os valores envolvidos em cada transação, um fluxo de caixa completo apresenta outros dados, como:

• tipo de transação;
• data da ocorrência;
• meio de pagamento;
• dados de clientes, fornecedores, entre outros.

Lembre-se: quanto mais detalhado for o fluxo de caixa de sua franquia, mais útil ele será para manter as suas finanças sob controle.

Quais são os principais passos para elaborar o fluxo de caixa

Vamos, agora, aos passos essenciais para a estruturação do fluxo de caixa, que pode perfeitamente ser implementado em franquias e outros modelos de negócio.

Defina o tipo de fluxo de caixa desejado

Primeiramente, é preciso definir que tipo de fluxo de caixa você deseja estruturar. Tudo dependerá das necessidades de gestão de sua franquia dentro de um determinado período. Logo abaixo, nós separamos alguns dos principais modelos de fluxo de caixa.

Fluxo de caixa operacional

É um dos modelos mais utilizados de fluxo de caixa. Essencialmente, ele estabelece a relação entre as receitas e as despesas de uma empresa. Pode ser realizado diariamente, mensalmente, anualmente ou de acordo com períodos de tempo pré-estabelecidos.

Fluxo de caixa projetado

A partir das receitas e despesas médias de um negócio, o gestor vai, justamente, projetar as entradas e saídas da empresa para tentar prever um quadro futuro das finanças do empreendimento.

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre é também um tipo de fluxo projetado, que tem como objetivo avaliar o potencial que um negócio tem de gerar capital dentro de um curto, médio e longo prazo. Em outras palavras, é um fluxo que mede a capacidade do empreendimento em gerar novas receitas.

Determine o período analisado

Em seguida, é preciso definir qual o intervalo de tempo que será analisado em seu fluxo de caixa. Deseja realizar uma projeção? Quer entender como foi o fluxo de seu caixa na última semana ou no último mês? Tenha esse período claramente definido para evitar inconsistências em seus dados gerenciais.

Crie categorias para as entradas e as saídas

Logo acima nós explicamos que quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa, mais útil ele será, certo? Seguindo essa linha de raciocínio, ao criar categorias para as suas receitas e despesas, você manterá seu fluxo de caixa organizado e com informações bem distribuídas.

Por exemplo, você pode separar suas entradas de acordo com os itens vendidos ou serviços contratados. Você também pode diferenciar os valores que vêm de vendas, empréstimos, aporte financeiro, entre outros.

Do mesmo modo, é possível classificar suas despesas de acordo com o tipo:

• contas fixas (água, luz, internet etc.);
• saídas variáveis (compra de fornecedores, despesas de telefone etc.)

Faça um registro diário de informações

Para contar com uma maior riqueza de informações em seu fluxo de caixa, é preciso manter um registro diário e detalhado de cada entrada e saída da empresa. Lembre-se: cada dado é importante na construção de seu fluxo de caixa e em suas projeções.

Mantenha o controle de suas notas fiscais

Por fim, manter um arquivo com suas notas fiscais (tanto as notas de pagamentos realizados quanto as notas emitidas para a venda de seus produtos ou serviços) é fundamental para que você possa validar os dados do fluxo de caixa. Isso também proporciona mais segurança para as operações financeiras de sua franquia.

Quais são os erros comuns de fluxo de caixa que devem ser evitados?

Ao planejar o fluxo de caixa da franquia, há muitos elementos a levar em consideração. Sendo assim, não é tão incomum que você cometa alguns erros no começo, seja por falta de informação ou por ter outras tarefas com as quais se preocupar. Porém, se você quer manter um bom ritmo de crescimento, precisa corrigir isso o quanto antes.

Para ajudar com isso, listamos aqui alguns erros comuns ao quais você deve atentar. Confira!

Utilizar categorias genéricas

Saber de onde veio o dinheiro usado em seu negócio e para onde ele foi é uma parte indispensável da gestão de uma empresa, incluindo sua franquia odontológica.

Não basta marcar algo como “despesas comuns”, pois isso prejudica sua capacidade de analisar seus custos e encontrar novas oportunidades de otimizar seu orçamento. Mesmo que seja mais trabalhoso, você deve ter categorias mais específicas para seu fluxo de caixa.

Controlar via livro-caixa

O livro-caixa é uma ferramenta bem conhecida para controlar a entrada e saída de dinheiro na empresa, mas está longe de ser a solução ideal, especialmente nos dias atuais.

Além de ser mais trabalhoso mantê-lo atualizado, ele pode ser facilmente danificado ou não conter todas as informações relevantes. É possível usá-lo no dia a dia, mas você precisa de um sistema mais robusto para gerir suas finanças.

Contar com dinheiro que ainda não entrou

Esse é um hábito comum entre muitos empreendedores, mas que pode custar bem caro para sua clínica a longo prazo. Mesmo que você tenha um período de relativa estabilidade, não é uma boa ideia contar com recursos que ainda não entraram na conta. Quanto mais você depende de lançamentos futuros, maiores serão as chances de perdas ou imprevistos.

Misturar contas pessoais e contas da empresa

Dependendo do regime tributário que você segue, pode ser que não haja diferença legal entre os recursos da empresa e seu próprio dinheiro. Por um lado, isso facilita o processo; mas, por outro, aumenta bastante as chances de que você misture seu orçamento pessoal com o da empresa, levando você a perder dinheiro de um dos lados sem perceber. Por isso, o ideal é separar as duas contas o quanto antes.

Não atualizar o fluxo de caixa com periodicidade

Fazer o fluxo de caixa da franquia não é uma tarefa pontual, mas sim um trabalho constante dentro da sua gestão. Quanto mais você adia ou negligencia esse trabalho, maiores são as chances de que algum prejuízo comece a passar despercebido.

E quando ele se torna notável, você pode não ter muito mais o que fazer a respeito. Mantendo um fluxo de caixa atualizado, você evita se colocar nessa posição, minimizando o risco de prejuízos.

Não categorizar os lançamentos do caixa

Por fim, mas não menos importante, você também deve pensar em como cada lançamento é marcado. Não faltam exemplos de empreendedores que tomam nota dos números de entrada e saída, mas não atribuem nenhum tipo de categoria a eles. O resultado, na maioria dos casos, é que você não consegue saber quais são suas principais despesas nem suas fontes de rentabilidade.

Na Odontoclinic, nós oferecemos pleno suporte na gestão operacional para nossos franqueados, incluindo estratégias de gestão financeira e apoio de gerentes de negócio prontos para auxiliar você, sempre que houver necessidade.

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