Planejamento anual para clínicas e consultórios: como fazer um?

Um bom planejamento anual para o seu negócio deve ser elaborado com base em objetivos e metas a serem cumpridas conforme cronograma preestabelecido

O planejamento anual é um documento estratégico que contém informações importantes para o bom funcionamento de uma clínica ou consultório odontológico, já que ele detalha todas as ações que serão implementadas no negócio em direção aos objetivos traçados. Quando bem elaborado, garante o crescimento e a lucratividade da empresa em médio prazo.

Ele envolve um estudo profundo em todos os níveis e áreas da empresa, com informações relevantes para que o gestor consiga direcionar as suas tomadas de decisões. Assim, é possível estabelecer as melhores estratégias e manter a sua competitividade.

Neste artigo, explicamos como estabelecer metas e objetivos, mostrando práticas valiosas para o planejamento anual 2022 e exemplificando o passo a passo das etapas para obter sucesso na elaboração desse importante documento. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a importância do planejamento anual para clínicas e consultórios odontológicos?

O planejamento anual é um documento que contém informações essenciais para o funcionamento de uma clínica ou consultório odontológico, pois detalha todas as receitas e despesas referentes ao período de um ano, além de direcionamentos gerenciais que precisam ser considerados.

Ele tem como principal objetivo garantir um melhor aproveitamento dos recursos financeiros, para que o negócio obtenha melhores ganhos do que o ano anterior, de maneira segura e sustentável.

Quando a clínica ou consultório não faz uma gestão adequada do orçamento anual, pode ficar sem direcionamento, impactando no planejamento estratégico da empresa. Dessa forma, o planejamento anual é fundamental nas tomadas de decisões, que devem ser pensadas de modo seguro e apropriado.

Como estabelecer metas e objetivos?

Saber como definir metas e objetivos para a clínica é importante para o crescimento do seu negócio. Além disso, facilita o acompanhamento dos resultados alcançados. Os objetivos são descrições concretas de aonde você quer chegar ou o que pretende alcançar.

Assim, um objetivo pode significar a implementação de um novo software na clínica, ampliação de salas, compra de equipamentos, entre outros aspectos.

Já as metas são ações com prazos determinados para a realização dos objetivos. A fim de facilitar a sua definição, é possível adotar a ferramenta S.M.A.R.T., muito utilizada na gestão empresarial. Essa é uma técnica que permite avaliar os seus objetivos em detalhes e elaborar um planejamento realista, possível de ser concretizado.

A seguir, conheça o significado desse acrônimo:

• S – Específica (Specific) — as metas precisam ser específicas para permitir o foco no que deve ser feito;
• M – Mensurável (Measurable) — precisam ser mensuráveis, permitindo medir os resultados;
• A – Alcançável (Attainable) — elas precisam ser reais para você conseguir alcançá-las;
• R – Relevante (Relevant) — as metas devem ser importantes, correspondendo aos objetivos traçados;
• T – Temporal (Time-bound) — o prazo para realizá-las é fator determinante no planejamento das metas.

Para que as metas sejam cumpridas e os objetivos concluídos, é preciso efetuar um bom planejamento anual, manter-se firme em seu propósito e obter a colaboração e o comprometimento da equipe.

Quais as melhores práticas para o planejamento anual 2022?

O planejamento anual deve ser feito com base na identidade organizacional. Ela é definida desde a abertura do negócio, pois representa a imagem que o mercado terá em relação à missão, visão e valores da sua clínica.

Após essa identificação já é possível iniciar seu planejamento estratégico. Vamos conferir agora o passo a passo para a elaboração desse importante documento?

Elabore as diretrizes

Para elaborar as diretrizes da clínica é preciso definir o papel de cada um dos colaboradores e contribuição das diferentes áreas na clínica. Exemplo disso é estabelecer um padrão de atendimento humanizado para os departamentos e profissionais que terão contato direto com pacientes.

Já as diretrizes técnicas devem focar a prestação de diagnósticos de qualidade, precisos e em tempo hábil. Essa é uma importante etapa para alinhar atividades e profissionais em um ambiente corporativo. Por envolver a clínica como um todo, é necessário realizar um diagnóstico do negócio, como veremos a seguir.

Diagnostique o seu negócio

Para traçar ações de maneira correta é preciso compreender a realidade da clínica. Por isso, reúna informações relevantes sobre a evolução da empresa no último ano. Dessa forma, é possível identificar as suas limitações e oportunidades, bem como as experiências e competências que já adquiriu.

Os relatórios são essenciais nessa etapa, pois contêm dados sobre faturamento, quantitativo de clientes atendidos, indicadores de qualidade, entre outros. Dessa forma, você entende os pontos fortes e fracos da clínica e pode analisá-los melhor.

Analise os pontos fortes e fracos

Essa é a terceira etapa do planejamento anual. Ela inclui fatores internos e externos da clínica. Uma metodologia que pode ser adotada com eficácia para isso é a matriz SWOT. Você já conhece? Também chamada FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), ela é pautada conforme detalhamos a seguir:

• Forças (fator interno) — vantagens que a clínica pode oferecer, como excelência na qualidade ou serviços clínicos inovadores;
• Oportunidades (fator externo) — ocorrências no mercado que podem se tornar fatores de crescimento e diferenciação, como inovação em serviços;
• Fraquezas (fator interno) — pontos delicados, que precisam ser aprimorados ou reformulados;
• Ameaças (fator externo) — situações no mercado que comprometem o funcionamento dos serviços.

Observe a concorrência

Quando você não domina os pontos fortes e fracos da sua clínica, deve observar a concorrência. Nesse caso, é válido se questionar sobre o que ela oferece a mais em comparação ao seu negócio. A resposta a essa pergunta é fundamental para mapear onde a sua clínica se situa no mercado. A partir disso, trace as metas e defina ações para o redirecionamento.

Trace as metas para a sua clínica

As etapas anteriores se referem a um diagnóstico detalhado do negócio. Isso permite traçar metas claras e reais, possíveis de serem alcançadas. Por ser um planejamento anual, elas devem ser de médio prazo.

Dessa forma, pense em cada área da clínica, segmentando-a por setor, já que isso permite um acompanhamento adequado. Após defini-las, escolha os indicadores de desempenho para o acompanhamento dos resultados.

Para isso, é possível utilizar uma ferramenta de gestão da qualidade, como o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): planejar, fazer, checar e agir.

Determine o seu plano de ação

Criar um plano de ação significa listar o que precisa ser realizado para atingir as metas. Além disso, ele permite estabelecer quem será o responsável por determinada tarefa e o que será feito para cumprir uma atividade.

Para exemplificar, imagine que uma das metas seja o aumento de clientes em 30%. Nesse caso, as ações de marketing devem ser direcionadas para atingi-la e os responsáveis devem estar cientes quanto a isso.

Estabeleça um cronograma

Se você quer alcançar as metas e os planos de ação estabelecidos é preciso definir um cronograma com prazos para o cumprimento dessas ações. Isso porque o planejamento anual só consegue ter eficiência se estabelecer limites para as suas atividades. Esse aspecto é mais importante do que saber sobre as ações e como serão executadas.

Trata-se de uma ferramenta que ajuda a organizar as atividades envolvidas no cumprimento das metas, sendo possível priorizar tarefas, atribuir responsabilidades e engajar melhor a equipe nos objetivos. Essas etapas são fundamentais para garantir um bom planejamento anual e obter sucesso nos negócios. Afinal, quando um gestor não se preocupa em elaborar esse documento, pode ter prejuízos e perder o foco e a competitividade.

Como vimos, para fazer um bom planejamento anual para a clínica ou consultório é fundamental estabelecer objetivos e metas que devem ser cumpridas de acordo com o cronograma definido, certo? Nesse sentido, a franquia odontológica Odontoclinic pode ajudar no gerenciamento e na definição de estratégias para o aumento da competitividade.

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