Como otimizar a administração de consultório odontológico?

A administração de consultório odontológico é um dos principais fatores para impulsionar esse negócio. Apesar de o atendimento e o conhecimento técnico dos dentistas também exercerem importância para fidelizar pacientes e ter sucesso, uma boa gestão é essencial para atingir os resultados esperados.

Portanto, mais do que nunca, é preciso conhecer as melhores práticas e saber como otimizar esse processo. Para esclarecer o assunto, preparamos este conteúdo com o auxílio de Lucas Romi, Sócio e Vice-presidente de Expansão e Novos Negócios na Odontoclinic. Continue a leitura e confira as principais dicas para resultados positivos na administração da sua clínica odontológica!

Por que se preocupar com a administração da clínica odontológica?

Uma boa gestão é um fator essencial para crescer e, principalmente, sobreviver no mercado. Cada vez mais ele se torna competitivo e bem estruturado, ou seja, quem não acompanha essas tendências acaba perdendo diferenciais e deixa de se destacar, o que pode reduzir o desempenho ou, até mesmo, levar ao fechamento da clínica.

Em cenários de crise, por exemplo, uma boa administração de consultório odontológico é um diferencial importante para conseguir enfrentar os desafios que surgem. “Quem não tem uma boa gestão provavelmente sentirá mais os impactos pela ausência de planejamento financeiro ou de reservas”, aponta o Vice-Presidente de Expansão da Odontoclinic.

Por outro lado, com processos definidos ficará mais fácil enfrentar os momentos de maior dificuldade e redução dos ganhos. Além disso, essa prática auxiliará na tomada de decisão e oferecerá todo o suporte para se consolidar no mercado.

Aqui, um diferencial apresentado pelo entrevistado são as franquias. Para ele, essa é uma ferramenta muito importante para o mercado da odontologia, e existem muitas opções que oferecem mais profissionalismo na gestão e qualidade no atendimento, sem contar o investimento em tecnologia.

Como otimizar a administração de consultório odontológico?

Devido à importância do assunto, Lucas também deu algumas dicas que ele considera primordiais para uma boa administração da clínica odontológica. Aprenda a seguir!

Dê treinamentos aos funcionários

Na administração de consultório odontológico, o gestor lidará com toda a equipe contratada para realizar as atividades, como atender pacientes, trabalhar com o marketing ou resolver questões relacionadas à gestão.

Por isso mesmo, o entrevistado pontua que “você precisa de um time que seja aderente a esses processos. Não adianta pegar alguém do comercial para coisas burocráticas ou administrativas e vice-versa. Você também precisa capacitar os profissionais.”

Ou seja, seus colaboradores devem estar preparados para exercer as funções para as quais foram contratados de forma plena. Para isso, é preciso considerar as pessoas e a formação de cada uma, e ofertar os treinamentos necessários para que elas consigam realizar todas as tarefas exigidas.

Delegue tarefas

Outra dica pontuada pelo Sócio e Vice-presidente de Expansão e Novos Negócios na Odontoclinic é saber como delegar tarefas, pois não é possível centralizar todas as atividades da clínica em uma só pessoa. Ou seja, o trabalho em equipe se torna essencial para conseguir manter uma boa gestão, atender os pacientes e realizar as tarefas do dia a dia, com atenção ao marketing, cuidados com a estrutura e controle financeiro.

Uma das questões importantes nesse momento, nos casos em que o dono da clínica é dentista, é decidir se o seu foco é a atuação profissional, com atendimento de pacientes e tratamentos dentários, ou a administração de consultório odontológico.

Para Lucas, o modelo de dentista que abre um consultório e faz tudo o que precisa vai acabar, pois esse tipo de profissional “não vai conseguir se manter competitivo e com uma entrega de valor interessante, pensando em médio e longo prazo.” Isso também não significa deixar de atender, mas sim encontrar um equilíbrio entre as funções, certo?

São diversas tarefas envolvidas na rotina da clínica, então é preciso ter uma equipe complementar para auxiliar nos atendimentos e nas atividades administrativas, sempre considerando o volume e o orçamento disponível para as contratações.

Compreenda os processos e funcionamento

A compreensão sobre os processos e o funcionamento da clínica odontológica também é uma característica presente nas boas administrações. É preciso entender o que acontece em todos os setores (comercial e administrativo), saber quais são os indicadores que devem ser avaliados e coletar os dados necessários para fazer essa análise.

Desse modo, os processos devem ser bem mapeados em cada área, para que seja possível identificar o andamento do negócio e os resultados obtidos. Isso permite identificar os indicadores positivos e negativos, para entender quais são os pontos fortes e quais questões precisam de melhorias para o sucesso da clínica.

Tenha um bom controle financeiro

Para uma administração eficiente na clínica, é fundamental ter um controle financeiro completo e eficaz. Para o entrevistado, “isso é essencial e pode ser feito via Excel mesmo ou outro sistema, mas precisa de um controle do que entra e do que sai. Outro ponto é separar totalmente a vida pessoal da conta da clínica.”

Um erro comum é apenas acompanhar extratos e fazer retiradas para a conta pessoal quando achar necessário, ou pagar despesas pessoais utilizando as contas da empresa.

É preciso classificar todos os tipos de despesas para definir metas e critérios que serão observados. Em complemento, outra prática é anotar todas as entradas e saídas, assim como datas de vencimento. Finalmente, verifique os pagamentos feitos pelos pacientes, a fim de implementar as medidas de cobrança em caso de inadimplência.

Use softwares de gestão

Para auxiliar com o controle financeiro e o acompanhamento de processos, conte com um bom software de gestão que tenha as funcionalidades necessárias e integração para que seja possível fazer uma análise completa de todos os indicativos.

Essa ferramenta também ajuda em atividades como o acompanhamento de tarefas, o controle financeiro e a emissão de relatórios completos para identificar os resultados da clínica. Isso agiliza as rotinas, evita erros e traz benefícios importantes para a administração do consultório odontológico.

Aqui, o ponto fundamental é contar com ferramentas que tenham um suporte adequado para a análise de dados. Além disso, os colaboradores devem ser capacitados para utilizar o sistema, cada um com suas funções específicas.

Invista em ações de marketing

Ter estratégias de marketing permite que você eduque, atraia e fidelize pacientes. É certo que a clínica deve oferecer um atendimento de qualidade e humanizado, aplicando as melhores técnicas, mas saber como se promover é importante para conseguir mais pessoas interessadas no serviço.

Lucas indica o marketing digital como um dos pilares para a atração de pacientes. “Ele ajuda tanto na construção da marca, quanto para gerar negócio, então isso é muito importante no início. A mídia digital é fácil de mensurar com o acompanhamento de dados. Você sabe quanto custou o acesso, faz a análise do retorno muito melhor do que ação de televisão ou parcerias.”

Para implementar essas estratégias, é possível contratar especialistas ou uma agência. A capacitação e o conhecimento na área são fundamentais para elaborar o melhor plano de marketing, então, esse suporte é um grande diferencial.

Depois de compreender a importância de uma administração de consultório odontológico e as principais práticas para otimizar a gestão, será mais fácil acompanhar os processos da clínica e atingir o sucesso desejado no negócio.

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